ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥΝ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟΥ ΠΑΙΔΕΙΑΣ ΚΑΙ ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ
Δημοσιευμένο στο ΦΕΚ 773/2024
Αριθμ. 7128/Φ2
Κανονισμός Λειτουργίας της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου του Υπουργείου Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού.
Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΠΑΙΔΕΙΑΣ, ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΘΛΗΤΙΣΜΟΥ
Έχοντας υπόψη:
1. Τις διατάξεις:
α) Tων άρθρων 39, 82 και 83 του ν. 4622/2019 «Επιτελικό Κράτος: οργάνωση, λειτουργία και διαφάνεια της Κυβέρνησης, των κυβερνητικών οργάνων και της Κεντρικής Δημόσιας Διοίκησης» (Α’ 133),
β) των άρθρων 1-22 και της παρ. 9 του άρθρου 79 του ν. 4795/2021 «Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου του Δημόσιου Τομέα, Σύμβουλος Ακεραιότητας στη δημόσια διοίκηση και άλλες διατάξεις για τη δημόσια διοίκηση και την τοπική αυτοδιοίκηση» (Α’ 62),
γ) του π.δ. 18/2018 «Οργανισμός του Υπουργείου Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων.» (Α’ 31),
δ) του π.δ. 79/2023 «Διορισμός Υπουργών, Αναπληρωτών Υπουργών και Υφυπουργών» (Α’ 131),
ε) των άρθρων 76 και 77 του Kεφ. ΙΑ’ του ν. 4727/2020 «Ψηφιακή Διακυβέρνηση (Ενσωμάτωση στην Ελληνική Νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/2102 και της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1024) Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες (Ενσωμάτωση στο Ελληνικό Δίκαιο της Οδηγίας (ΕΕ) 2018/1972) και άλλες διατάξεις» (Α’ 184),
στ) της από 4-9-2023 (αρ. εμπ. πρωτ. 53050/5-9-2023 του Γραφείου Υπουργού Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού) εισήγησης της Προϊσταμένης της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου,
2. Το γεγονός ότι από τις διατάξεις της παρούσας δεν προκαλείται δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού,
αποφασίζουμε:
Εγκρίνουμε, από τη δημοσίευση της παρούσης, τον κάτωθι Κανονισμό Λειτουργίας της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου του Υπουργείου Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού.
ΓΕΝΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ/ΟΡΙΣΜΟΙ
Άρθρο 1 Ρόλος της Μονάδας Εσωτερικού ελέγχου, σκοπός και έργο αυτής
1. Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου του Υπουργείου Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού είναι μία αυτοτελής υπηρεσία, επιπέδου Διεύθυνσης, η οποία υπάγεται απευθείας στον Υπουργό Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού και ασκεί τις λειτουργίες του εσωτερικού ελέγχου (internal audit). Ο Εσωτερικός Έλεγχος αποτελεί μία ανεξάρτητη, αντικειμενική ελεγκτική και συμβουλευτική αρχή, σχεδιασμένη να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις λειτουργίες του Υπουργείου Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού. Υποστηρίζει το Υπουργείο στην επίτευξη των στόχων του, έτσι ώστε να συνδράμει στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των Διαδικασιών Διαχείρισης Κινδύνων.
2. Σκοπός της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου είναι η ουσιαστική συνεισφορά της στην εκπλήρωση της επίτευξης των στρατηγικών στόχων του Υπουργείου Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού, στη βελτίωση της λειτουργίας των Υπηρεσιών του, καθώς και στην προσθήκη αξίας σε αυτό, μέσω του έργου της.
3. Έργο της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου είναι η διεξαγωγή εσωτερικών ελέγχων, κατόπιν εντολής από τον Υπουργό Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού και η παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών.
Άρθρο 2 Κανονιστικό Πλαίσιο
1. Η λειτουργία της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου διέπεται από:
- την κείμενη νομοθεσία για την ίδρυση και λειτουργία Μονάδων Εσωτερικού Ελέγχου στο Δημόσιο Τομέα και
- τον οργανισμό του Υπουργείου Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού.
2. Κατά την άσκηση των αρμοδιοτήτων της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου λαμβάνονται υπόψη:
- τα Διεθνή Πρότυπα για την Επαγγελματική Εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου (Πρότυπα) του Διεθνούς Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών (Institute of Internal Auditors- IIA),
- οι Συμβουλευτικές Οδηγίες από το Διεθνές Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών,
- ο Κώδικας Δεοντολογίας του Διεθνούς Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών και
- το Πλαίσιο Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου της Επιτροπής C.O.S.O. (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).
Άρθρο 3 Ορισμοί
1. «Εσωτερικός Έλεγχος»: Μία ανεξάρτητη, αντικειμενική και συμβουλευτική δραστηριότητα, έτσι ώστε να προσδίδει αξία και να βελτιώνει τις λειτουργίες του φορέα.
2. «Διαδικασία»: επιλεγμένες ενέργειες που θα πρέπει να πραγματοποιηθούν για την υλοποίηση ενός συγκεκριμένου στόχου.
3. «Διαχείριση κινδύνου»: πρόκειται για τη διαδικασία αξιολόγησης, διαχείρισης και ελέγχου ενδεχόμενων αρνητικών γεγονότων ή καταστάσεων, προκειμένου να αποφευχθεί η έκθεση του φορέα αρνητικά.
4. «Κίνδυνος»: το ενδεχόμενο να επέλθει αρνητική συνέπεια για την επίτευξη των στόχων του φορέα που μπορεί να οφείλεται σε ενδογενείς ή εξωγενείς παράγοντες και μπορεί να μετριαστεί μέσω προληπτικών δράσεων και δικλίδων ελέγχου.
Άρθρο 4 Αρμοδιότητες της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου
Στις αρμοδιότητες του έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου του Υπουργείου υπάγονται όλες οι Υπηρεσίες του Υπουργείου Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού, καθώς και οι εποπτευόμενοι από αυτό φορείς ή/και Ανεξάρτητες Αρχές που δεν δύναται να συστήσουν Μ.Ε.Ε.
Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου ασκεί τις εξής αρμοδιότητες:
α) Καταρτίζει Ετήσιο Πρόγραμμα Ελέγχου βάσει των προτεραιοτήτων του φορέα και της αξιολόγησης των κινδύνων, λαμβάνοντας υπόψη την επίτευξη των στρατηγικών και επιχειρησιακών του στόχων,
β) σχεδιάζει και διενεργεί προγραμματισμένους και έκτακτους ελέγχους επί των υπηρεσιών του φορέα,
γ) παρέχει συμβουλευτικές υπηρεσίες στον φορέα,
δ) ελέγχει και παρέχει διαβεβαίωση, όπου αυτό είναι εφικτό, περί της επάρκειας του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου του φορέα και εισηγείται σχετικές βελτιωτικές προτάσεις,
ε) αξιολογεί τον φορέα βάσει των αρχών της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης,
στ) ελέγχει την ορθή εφαρμογή των διαδικασιών εκτέλεσης του προϋπολογισμού, σύνταξης και αποστολής στο Υπουργείο Οικονομικών των δημοσιονομικών και λοιπών αναφορών, καθώς και διενέργειας δαπανών και διαχείρισης της περιουσίας γενικά του οικείου φορέα για τον εντοπισμό τυχόν φαινομένων κακοδιοίκησης, κατάχρησης, σπατάλης ή απάτης,
ζ) ελέγχει τη συμμόρφωση του φορέα προς την ισχύουσα νομοθεσία, τους κανονισμούς και τις πολιτικές που διέπουν τη λειτουργία του,
η) ελέγχει τα πληροφοριακά συστήματα ως προς την αποτελεσματικότητά τους,
θ) παρακολουθεί, αξιολογεί και τις διορθωτικές ή βελτιωτικές ενέργειες που πραγματοποιούνται από τις υπηρεσίες του φορέα, σε συμμόρφωση με τις προτάσεις του εσωτερικού ελέγχου, μέχρι την οριστική υλοποίησή τους,
ι) καταρτίζει Ετήσια Έκθεση Ελέγχου,
ια) γνωστοποιεί στις αρμόδιες υπηρεσίες τυχόν ενδείξεις απάτης, αδιαφάνειας, έλλειψης ακεραιότητας ή πειθαρχικής ευθύνης υπαλλήλων και
ιβ) μεριμνά για την εκπαίδευση και την επιμόρφωση των υπηρετούντων υπαλλήλων.
ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΗΣ ΜΟΝΑΔΑΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΟΥ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟΥ ΠΑΙΔΕΙΑΣ, ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΘΛΗΤΙΣΜΟΥ
Άρθρο 5 Λειτουργική Σχέση Αναφοράς του Προϊσταμένου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου προς τον Υπουργό Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού
Ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου του Υπουργείου Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού τελεί σε Λειτουργική Σχέση Αναφοράς με τον Υπουργό Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού.
Στο πλαίσιο αυτής:
1. Ο Υπουργός Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού:
- Eγκρίνει το περιεχόμενο του Κανονισμού Λειτουργίας της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου,
- εγκρίνει το Ετήσιο Πρόγραμμα Εργασιών της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου,
- εκδίδει τις εντολές εσωτερικών ελέγχων και παροχής συμβουλευτικών έργων της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου.
2. Ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου:
- Yποβάλλει στον Υπουργό την Ετήσια Έκθεση Ελέγχου, με γνώμη, προτάσεις, ευρήματα,
- υποβάλλει στον Υπουργό τις εκθέσεις ελέγχου με παροχή συμβουλευτικού έργου της Μονάδας, αναφορές σχετικά με την υλοποίηση ή μη των ενεργειών που συμφωνήθηκαν στο πλαίσιο ελέγχου,
- εισηγείται στον Υπουργό τον ορισμό υπαλλήλου ως ειδικού σε θέματα που απαιτούν εξειδικευμένες γνώσεις,
- εισηγείται στον Υπουργό τη συνδρομή εξωτερικού (εκτός φορέα) κλιμακίου ελέγχου σε θέματα που απαιτούν εξειδικευμένες γνώσεις.
Άρθρο 6 Διαχείριση Κινδύνου
Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου του Υπουργείου Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της:
- Συλλέγει και αξιολογεί τους σημαντικούς κινδύνους που απειλούν την έκθεση του φορέα ως προς τη διαχείριση θεμάτων, διαδικασιών που δεν θα επιτρέψουν την επίτευξη των στόχων του,
- παρέχει στη Διοίκηση την αναγκαία συνδρομή συμβουλευτική για να βελτιώσει τις ήδη υφιστάμενες διαδικασίες διαχείρισης κινδύνου, χωρίς να αναλαμβάνει διοικητική ευθύνη μη εφαρμογής τους.
Άρθρο 7 Ανεξαρτησία της λειτουργίας της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου του Υπουργείου Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού
1. Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου είναι ανεξάρτητη και πρέπει να είναι ανεπηρέαστη από κάθε παρέμβαση στο εύρος εργασιών.
2. Η λειτουργική ανεξαρτησία διασφαλίζεται με την οργανωτική υπαγωγή της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου απευθείας στον Υπουργό Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού.
3. Οι Εσωτερικοί Ελεγκτές δεν εμπλέκονται καθ’οιονδήποτε τρόπο στη διοίκηση του Υπουργείου, ούτε αναλαμβάνουν επιχειρησιακά καθήκοντα που σχετίζονται με αυτή.
4. Η ανεξαρτησία του έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου διευκολύνεται:
- Με την πλήρη και απρόσκοπτη πρόσβαση, κατά την εκτέλεση του ελέγχου, στα ηλεκτρονικά και φυσικά Αρχεία των υπηρεσιών του Υπουργείου, καθώς και των εποπτευομένων Φορέων του, σε στοιχεία που αφορούν στο ανθρώπινο δυναμικό, σε οικονομικά στοιχεία και στα πληροφοριακά συστήματα αυτού,
- σε περίπτωση που ο έλεγχος πραγματοποιείται σε εποπτευόμενο φορέα, απευθύνει έγγραφο αίτημα, προκειμένου να της χορηγηθεί άδεια πρόσβασης,
- η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου συνεργάζεται, εποπτεύεται επιχειρησιακά και υποστηρίζεται λειτουργικά σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 22 του ν. 4795/2021 και αξιολογείται ως προς την αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα ποιότητα του έργου της, από την κατά νόμο αρμόδια Εθνική Αρχή Διαφάνειας. Για το λόγο αυτό, παρέχεται πλήρης ενημέρωση επί των Εκθέσεων Ελέγχου Πορισμάτων στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας, εφόσον ζητηθεί, καθώς επίσης και στην υπηρεσία του αρμόδιου Επιτρόπου του Ελεγκτικού Συνεδρίου και την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων του Υπουργείου Οικονομικών.
5. Οι Εκθέσεις Ελέγχου μπορούν να γνωστοποιούνται, πέραν των αναφερθέντων, και σε άλλους φορείς, εκτός του Υπουργείου, κατόπιν έγκρισης του Υπουργού Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού.
Άρθρο 8 Τήρηση εχεμύθειας-αμεροληψίας κατά την άσκηση του έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου
Στο πλαίσιο αυτό:
1. Ο Προϊστάμενος της Μονάδας:
α) Μεριμνά, ώστε να μην ανατίθενται στους υπηρετούντες ή να εξαιρεί αυτούς, από υπηρεσίες διαβεβαιωτικών έργων ή ελέγχων, για τις οποίες ήταν υπεύθυνοι στο παρελθόν, πριν παρέλθει χρονικό διάστημα τουλάχιστον ενός (1) έτους από την άσκηση αυτών, έτσι ώστε να αποφεύγονται πιθανές συγκρούσεις συμφερόντων,
β) αποφαίνεται το συντομότερο δυνατόν, με αιτιολόγηση εξαίρεσης από τον ανατιθέμενο, έλεγχο που υποβάλλεται εγγράφως στον Υπουργό Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού,
γ) οι υπηρετούντες στη Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου επιδεικνύουν αντικειμενικότητα, αμεροληψία και εχεμύθεια κατά τη συγκέντρωση, αξιολόγηση και μη κοινοποίηση των πληροφοριών για τον έλεγχο που βρίσκεται σε εξέλιξη,
δ) δεν συμμετέχουν σε οποιαδήποτε δραστηριότητα ή δεν αναπτύσσουν επαγγελματικές σχέσεις που ενδέχεται να βλάψουν την αμεροληψία τους,
ε) ενημερώνουν εγγράφως τον Προϊστάμενο της Μονάδας εάν προκύπτει σύγκρουση συμφερόντων, και επομένως αδυναμία αντικειμενικότητας εκ μέρους τους.
2. Τα στελέχη της Μονάδας, κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, τηρούν:
α) Τον παρόντα Κανονισμό,
β) τον Κώδικα Δεοντολογίας Εσωτερικών Ελεγκτών και
γ) το Εγχειρίδιο Εσωτερικού Ελέγχου.
Άρθρο 9 Επιμόρφωση - επαγγελματική επάρκεια
1. Ο Προϊστάμενος και οι υπηρετούντες υπάλληλοι στη Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου, απαιτείται να έχουν επαγγελματική επάρκεια και επιμέλεια. Θα πρέπει να κατέχουν ήδη πιστοποίηση ή διαπίστευση συναφή με τον εσωτερικό έλεγχο, προερχόμενη από διεθνή ιδιωτικό εκπαιδευτικό φορέα ή από Δημόσιο τομέα, εάν δεν την διαθέτουν, θα πρέπει να λαμβάνουν το Πιστοποιητικό Ελεγκτικής Επάρκειας Εσωτερικού Ελεγκτή Δημόσιου Τομέα, εντός χρονικού διαστήματος ενός έτους από την τοποθέτησή τους στη Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου βάσει του προβλεπόμενου εκ του νόμου Προγράμματος Ελεγκτικής Επάρκειας Εσωτερικού Ελεγκτή.
2. Πέραν της ανωτέρω αρχικής εκπαίδευσης, οι υπηρετούντες στη Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου θα πρέπει να μεριμνούν για τη συμμετοχή τους και σε άλλα πιστοποιημένα προγράμματα εκπαίδευσης για βελτίωση των ικανοτήτων και δεξιοτήτων τους.
3. Αν κατά την εκτέλεση συγκεκριμένου ελέγχου της Μονάδας, απαιτούνται εξειδικευμένες γνώσεις, ο Προϊστάμενος αυτής εισηγείται στον Υπουργό τον ορισμό υπαλλήλου άλλης/άλλων Υπηρεσίας/-ιών του Υπουργείου, ο οποίος διαθέτει τις απαιτούμενες γνώσεις για το εν λόγω έργο ελέγχου. Στην περίπτωση που απαιτούνται ειδικές γνώσεις, κατόπιν εισήγησης του Προϊστάμενου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, ο Υπουργός Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού δύναται να ζητήσει τον ορισμό εξωτερικών συνεργατών, περιγράφοντας το έργο, τη διάρκεια και το πλαίσιο συνεργασίας που θα εκτελέσουν σε συνεργασία με τη Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου του Υπουργείου. Στην περίπτωση αυτή, οι ανωτέρω συνυπογράφουν τη σχετική Έκθεση, ενώ πριν από τη συμμετοχή τους στη διαδικασία υποβάλλουν δήλωση για τη μη ύπαρξη σύγκρουσης συμφερόντων και για την εκτέλεση του ελέγχου με εχεμύθεια και αμεροληψία.
Άρθρο 10 Αρχείο Εσωτερικών Ελέγχων και Συμβουλευτικών Έργων
Η Μ.Ε.Ε. τηρεί τα αρχεία των έργων, σε φυσική και σε ηλεκτρονική μορφή συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων παρακολούθησης της υλοποίησης των συμφωνηθεισών ενεργειών.
Άρθρο 11 Έναρξη ισχύος - Τροποποίηση/επικαιροποίηση του Κανονισμού Λειτουργίας
Ο παρών Κανονισμός τίθεται σε ισχύ ευθύς μετά τη δημοσίευσή του στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.
Ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, δύναται να προτείνει την τροποποίηση/επικαιροποίηση του εν λόγω Κανονισμού και να υποβάλλει προς έγκριση τον επικαιροποιημένο Κανονισμό στον Υπουργό Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού, κατόπιν εισήγησης του Προϊσταμένου του αρμόδιου Γραφείου Σχεδιασμού και Διενέργειας Εσωτερικών Ελέγχων.
Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.
Μαρούσι, 23 Ιανουαρίου 2024
Ο Υπουργός
ΚΥΡΙΑΚΟΣ ΠΙΕΡΡΑΚΑΚΗΣ