ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΤΟΥ ΑΣΥΡΜΑΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΜΕΤΑΔΟΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ VBI

ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΤΟΥ ΑΣΥΡΜΑΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΜΕΤΑΔΟΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ VBI

Αρ. Πρωτ.: 126416/Γ2/13-10-2009/ΥΠΔΒΜΘ

ΘΕΜΑ: «Λειτουργία, συντήρηση και υποστήριξη του ασύρματου συστήματος μετάδοσης δεδομένων (VBI)»

Α) Λειτουργία του συστήματος VBI καθ' όλη την διάρκεια του σχολικού έτους.

Υπενθυμίζουμε ότι το σύστημα μετάδοσης δεδομένων VBI πρέπει να λειτουργεί σε καθημερινή βάση και για όλο το ωράριο λειτουργίας της αντίστοιχης υπηρεσίας (Σχολείο, Γραφείο, Διεύθυνση) έτσιώστε, αφενός να είναι δυνατή ανά πάσα στιγμή η λήψη διοικητικών εγγράφων και αφετέρου να γίνονται αντιληπτές αμέσως οι τυχόν βλάβες και να επιδιορθώνονται το συντομότερο δυνατό.

Οι Διευθυντές των Διευθύνσεων και οι Προϊστάμενοι των Γραφείων, καθώς και οι Διευθυντές των Σχολείων πρέπει να επιληφθούν προσωπικά του ζητήματος της καθημερινής λειτουργίας του συστήματος VBI, ώστε να μην παρατηρείται το φαινόμενο εκπαιδευτικές μονάδες να μη λαμβάνουν έγγραφα, παρά το ότι το σύστημά τους δεν έχει υποστεί καμία βλάβη.

Απαιτείται επίσης να χρησιμοποιείται σε τακτά χρονικά διαστήματα ο εναλλακτικός τρόπος λήψης δεδομένων (μέσω modem), ώστε να διαπιστώνεται ότι λειτουργεί ομαλά και αυτός. Ο έλεγχος λειτουργίας του εναλλακτικού τρόπου λήψης δεδομένων γίνεται απλώς με τη χρήση (δηλαδή τη σύνδεση με modem και τη λήψη αρχείων). Σημειωτέον ότι τα εκπεμπόμενα με τον κύριο τρόπο (τηλεοπτικό σήμα) αρχεία θα είναι διαθέσιμα για λήψη και με τον εναλλακτικό τρόπο, ακριβώς για να διευκολύνεται ο έλεγχος λειτουργίας του.

Β) Συντήρηση – Υποστήριξη λειτουργίας του συστήματος VBI.

Υπενθυμίζουμε ότι όλες οι συσκευές που αποτελούν το νέο σύστημα λήψης δεδομένων VBI καλύπτονται από εγγύηση που ισχύει καθ' όλη τη διάρκεια του έτους. Την εγγύηση αυτή την παρέχει η εταιρεία ALTEC. Ως εκ τούτου πρέπει να αποφεύγονται οι επιδιορθώσεις - βελτιώσεις στο νέο σύστημα από εκπαιδευτικό ή ιδιώτη τεχνικό, διότι οι επεμβάσεις τρίτων ενδεχομένως θα θέσουν το συγκεκριμένο μηχάνημα εκτός εγγύησης.

Όσον αφορά στο παλαιό σύστημα VBI πρέπει να διατηρείται λειτουργικό στη καλύτερη δυνατή κατάσταση ώστε να αποτελεί εναλλακτική λύση.

Σε κάθε περίπτωση, πριν από επέμβαση για την επιδιόρθωση βλαβών, είτε στο νέο είτε στο παλαιό σύστημα, να προηγείται επικοινωνία με το Γραφείο Υποστήριξης (HelpDesk) της εταιρείας ALTEC (τηλ: 210-68.72.800).Αν το πρόβλημα δεν είναι δυνατόν να επιλυθεί μέσω τηλεφωνικών οδηγιών, ακολουθεί επί τόπου επίσκεψη εξουσιοδοτημένου εκπροσώπου μέσα στις χρονικές προθεσμίες που αναφέρονται στη σύμβαση συντήρησης. Σημειώνουμε ότι για προβλήματα που το Γραφείο Υποστήριξης εκτιμά ότι αφορούν την κάρτα BOCOMή τα κλειδιά USB, το Γραφείο Υποστήριξης μπορεί να ζητήσει από την εκπαιδευτική μονάδα να έρθει σε επικοινωνία απευθείας με την εταιρεία FAST (τηλ. 210-60.10.844) ή - εάν τα τυχόν προβλήματα αφορούν τον εναλλακτικό τρόπο μετάδοσης - την εταιρεία IDEAL (τηλ. 210-51.93.708).

Τονίζουμε και πάλι ότι οι κάρτες BOCOM (παλαιά και νέα) ή το κλειδί αποκρυπτογράφησης USB δεν επιτρέπεται να απομακρύνονται από την εκπαιδευτική μονάδα, παρά μόνο αφού έχει ενημερωθεί (αρχικά τηλεφωνικά και στη συνέχεια εγγράφως) η Yπηρεσία μας, και μόνο για αντικατάστασή τους λόγω βλάβης. (Τα κατεστραμμένα κλειδιά ή κάρτες επιστρέφονται και σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να πετιούνται).

Πιο συγκεκριμένα στην περίπτωση αλλαγής κάρτας BOCOM, σας επισημαίνουμε ότι πρέπει να τηρείται η ακόλουθη διαδικασία:

1) Άμεση ενημέρωση της Υπηρεσίας με αποστολή εγγράφου προς την αρμόδια Διεύθυνση ή το Γραφείο Δ/θμιας Εκπ/σης, η οποία με τη σειρά της θα το κοινοποιεί στην Υπηρεσία μας και στη Δ/νση Λειτουργικών Υποδομών Πληροφορικής και νέων Τεχνολογιών, Τμήμα VBI.

2) Στο έγγραφο, μεταξύ άλλων, θα αναφέρονται τόσο ο αριθμός της νέας κάρτας BOCOM όσο και της προηγούμενης, καθώς και το τηλέφωνο του modem.

Ιδιαίτερη προσοχήνα δοθεί στο θέμα της φύλαξης των κλειδιών USB, αφού τυχόν απώλειά τους θα δημιουργήσει προβλήματα στη διεξαγωγή των εξετάσεων. Η ευθύνη φύλαξής τους ανατίθεται στους Διευθυντές (για τα Σχολεία) και στους Διευθυντές και Προϊσταμένους (για τις Περιφερειακές Διευθύνσεις Εκπ/σης, τις Διευθύνσεις Δ/θμιας Εκπ/σης και τα Γραφεία Δ/θμιας Εκπ/σης αντίστοιχα).

Σε περιόδους που δε διεξάγονται εξετάσεις τα κλειδιά USB πρέπει να αφαιρούνται από τον Η/Υ και να φυλάσσονται από τους υπευθύνους (Προϊσταμένους ή Διευθυντές).

Γ) Φύλαξη μηχανημάτων συστήματος VBIσυγχωνευθέντων ή καταργηθέντων σχολείων.

Σε περίπτωση κατάργησης ή συγχώνευσης μιας εκπαιδευτικής μονάδας εξοπλισμένης με σύστημα VBI (Γενικό Λύκειο, ΕΠΑ.Λ., ΕΠΑ.Σ., Γυμνάσιο με λυκειακές τάξεις, κ.λ.π.), τα μηχανήματα που αποτελούν το σύστημα καθώς και τα κλειδιά USB πρέπει να παραδίδονται στην Δ/νση Δ/θμιας Εκπ/σης, ή στο Γραφείο στο οποίο ανήκε η εκπαιδευτική αυτή μονάδα. HΔιεύθυνση  Δ/θμιας Εκπ/σης (ή το Γραφείο Δ.Ε.) είναι υπεύθυνη για την προσωρινή φύλαξή τους και οφείλει να ενημερώσει αμέσως την Υπηρεσία μας για την παραλαβή τους.

Τα μηχανήματα φυλάσσονται με ευθύνη του αρμόδιου Γραφείου ή  Διεύθυνσης Δ/θμιας Εκπ/σης μέχρι να παραληφθούν από τον ΟΣΚ για επιστροφή στις αποθήκες, ή να διατεθούν - μετά από σχετική εντολή της Υπηρεσίας μας - σε νεοϊδρυθέντα Σχολεία της περιοχής.

Δ) Υπενθυμίζουμε ότι όταν αλλάζει ο Διευθυντής του σχολείου ή ο Προϊστάμενος της Διεύθυνσης / Γραφείου Δ/θμιας Εκπ/σης σύμφωνα με την εγκύκλιο 36858/Γ2/24-03-2008, πρέπει να γίνεται παραλαβή – παράδοση του συστήματος. (Επισυνάπτεται η αντίστοιχη εγκύκλιος και το σχετικό πρωτόκολλο.)

Ε) Η απαρέγκλιτη εφαρμογή των παραπάνω μέτρων από όλες τις εκπαιδευτικές μονάδες είναι επιβεβλημένη και στοχεύει στο να λειτουργεί το σύστημα ομαλά καθ’ όλη τη διάρκεια του σχολικού έτους για τη μετάδοση διοικητικών εγγράφων, ενώ συγχρόνως διασφαλίζει την έγκαιρη αντιμετώπιση δυσλειτουργιών ή βλαβών με αποτέλεσμα να μην συσσωρεύονται αυτές στο τέλος της χρονιάς - ακριβώς πριν την περίοδο των πανελληνίων εξετάσεων.

Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ

ΙΩΑΝΝΗΣ ΓΕΩΡΓΑΚΟΠΟΥΛΟΣ

Αριθ. Πρωτ.: 36858/Γ2/24-03-2008/ΥΠΕΠΘ

ΘΕΜΑ: «Παράδοση – Παραλαβή συστήματος VBI»

Σε συμπλήρωση των 107135/Γ2/28-09-2007 και 129765/Γ2/14-11-2007 εγκυκλίων τις οποίες εξέδωσε η Υπηρεσία μας, σας επισημαίνουμε ότι το σύστημα μετάδοσης δεδομένων (VBI) χρησιμοποιείται στη διεξαγωγή των πανελλαδικών εξετάσεων και θεωρείται πολύτιμο και αναντικατάστατο για κάθε σχολική μονάδα, είτε αυτή μετέχει στις εξετάσεις, είτε όχι. Συνεπώς, η διασφάλισή του, και ως προς τη λειτουργικότητά του αλλά και ως προς τη ακεραιότητά του, αποτελεί βασική προτεραιότητα για όλες τις εκπαιδευτικές μονάδες που το διαθέτουν.

Είναι επιβεβλημένο λοιπόν, κάθε φορά που αυτό απαιτείται (σε περίπτωση αλλαγής διευθυντή της σχολικής μονάδας ή κατάργησή της ή συγχώνευσή της), να γίνεται τυπική παράδοση και παραλαβή του συστήματος (VBI) από τον απερχόμενο Διευθυντή προς το νέο ή προς τον Προϊστάμενο της αρμόδιας Διεύθυνσης ή Γραφείου Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης, σύμφωνα με το πρωτόκολλο που επισυνάπτεται παρακάτω. Επίσης, πρέπει να τονίσουμε ότι η απώλεια του συστήματος (ολόκληρου ή τμήματός του) σε καμιά περίπτωση δε δικαιολογείται και επισύρει διοικητικές και άλλες κυρώσεις.

Το πρωτόκολλο θα συμπληρώνεται σε τρία αντίγραφα, ώστε να κρατούν από ένα οι δύο ενδιαφερόμενοι και ένα να αποστέλλεται στην Κεντρική Υπηρεσία του ΥΠ.Ε.Π.Θ. Επίσης, στις περιπτώσεις που υπάρχουν περισσότερα του ενός συστήματα (παλαιό και νέο σύστημα VBI) ή επιπλέον εξοπλισμός (η νέα κάρτα BOCOMΕ1) αυτά παραδίδονται – παραλαμβάνονται με ξεχωριστό πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής.

Επισυνάπτουμε αναλυτική περιγραφή του εξοπλισμού που απαρτίζει το σύστημα (VBI).

Ο ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ

ΑΘΑΝΑΣΙΟΣ ΝΙΚΟΛΟΠΟΥΛΟΣ

Αναλυτική περιγραφή του εξοπλισμού που απαρτίζει το σύστημα VBI

Το παλαιό σύστημα VBIαποτελείται από:

1. τον πρωτεύοντα υπολογιστή λήψης (παλαιός - win98)*

2. την κάρτα Bocom (παλαιά εσωτερική ή εξωτερική)

3. το usbκλειδί

4. τον εκτυπωτήLaser*

5. το modem*

6. όλες τις κάρτες, τα περιφερειακά και τα παρελκόμενα του παραπάνω εξοπλισμού*

* Στις περιπτώσεις που έχει γίνει αντικατάσταση ελαττωματικών τμημάτων του παλαιού εξοπλισμού, γίνονται δεκτά τα συστήματα όπως αυτά έχουν διαμορφωθεί, με την προϋπόθεση βέβαια να είναι απόλυτα λειτουργικά.

Το νέο σύστημα VBI αποτελείται από:

1. τον υπολογιστή λήψης

2. την κάρτα Bocom (E1)

3. το usb κλειδί

4. τον εκτυπωτή Laser

5. το ups

6. όλες τις κάρτες, τα περιφερειακά και τα παρελκόμενα του παραπάνω εξοπλισμού.

Επισημαίνουμε ότι δεν νοείται, και δεν παραλαμβάνεται επομένως, σύστημα VBI χωρίς την κάρτα BOCOM και το USB κλειδί.