ΔΙΑΚΙΝΗΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΜΕ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ ΜΕΣΑ
(Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο - Χρήση ΑΔΑ)
Αρ.Πρωτ.14625/24-06-2012/
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ & ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Δ/ΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΣΧΕΣΕΩΝ ΚΡΑΤΟΥΣ - ΠΟΛΙΤΗ
FAX: 210-3389139
Πληροφορίες: Μ. Σαράκη
Μ. Καραχάλιος
Τηλέφωνο: 2131313155
2131313102
E – mail:
ΘΕΜΑ: «Χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και Αριθμού Διαδικτυακής Ανάρτησης (ΑΔΑ) για τη διακίνηση διοικητικών εγγράφων».
Βασική προϋπόθεση για την αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη λειτουργία της Δημόσιας Διοίκησης, την επίσπευση του διοικητικού έργου και τη βελτίωση της ποιότητας των προσφερόμενων στους πολίτες υπηρεσιών, αποτελεί η χρήση γενικότερα Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) και ειδικότερα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την επικοινωνία μεταξύ των δημοσίων υπηρεσιών αλλά και μεταξύ αυτών και των πολιτών.
Αν και το ισχύον θεσμικό πλαίσιο υποστηρίζει τη χρήση Τ.Π.Ε. και τη διακίνηση εγγράφων με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από τις δημόσιες υπηρεσίες και τους φορείς του δημόσιου τομέα, δεν έχει ακόμη αναπτυχθεί στον απαιτούμενο βαθμό ο τρόπος αυτός ανταλλαγής στοιχείων.
Η εντατικοποίηση της χρήσης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη διακίνηση εγγράφων, επιβάλλεται σήμερα και για λόγους εξοικονόμησης πόρων, με την αποφυγή της χρήσης εκτυπωτών, συσκευών σάρωσης (scanners), χαρτιού, μελανιών κ.λπ., δεδομένων των δυσμενών οικονομικών συνθηκών που αντιμετωπίζει η χώρα. Για να επιτευχθεί όμως στον επιδιωκόμενο βαθμό ο στόχος της εξοικονόμησης πόρων, οι δημόσιοι υπάλληλοι επιπρόσθετα θα πρέπει να μην εκτυπώνουν έγγραφα που έχουν αποσταλεί με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή αναρτηθεί στο «Διαύγεια» ή σε άλλους επίσημους ιστοτόπους, παρά μόνο στις περιπτώσεις που είναι απολύτως απαραίτητο για την προώθηση διοικητικών υποθέσεων.
Σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 10 του ν.3979/2011, (Α΄138), τα φυσικά πρόσωπα και τα ΝΠΙΔ έχουν δικαίωμα να επικοινωνούν και να συναλλάσσονται με τους φορείς του δημόσιου τομέα με χρήση Τ.Π.Ε. Επίσης σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 4 του ίδιου ως άνω νόμου, οι φορείς του δημόσιου τομέα διακινούν ή ανταλλάσσουν με χρήση Τ.Π.Ε., έγγραφα και δεδομένα στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων τους και για την εκπλήρωση αυτών, υπό την προϋπόθεση ότι τηρούνται οι όροι ασφαλείας στο επίπεδο που κάθε φορά επιβάλλεται από τη φύση των διακινούμενων εγγράφων.
Όπως προκύπτει από το ισχύον θεσμικό πλαίσιο οι δημόσιες υπηρεσίες και οι φορείς του δημόσιου τομέα μπορούν να διακινούν έγγραφα και κάθε είδους χρήσιμο, για την προώθηση των διοικητικών υποθέσεων, πληροφοριακό υλικό, με χρήση ΤΠΕ, τόσο όταν επικοινωνούν με εξωτερικούς αποδέκτες, δηλ. με άλλες υπηρεσίες και φορείς του δημόσιου τομέα ή με πολίτες, όσο και όταν επικοινωνούν με εσωτερικούς αποδέκτες, δηλ. είτε με άλλη υπηρεσιακή μονάδα εντός του ίδιου φορέα, είτε με την ιεραρχία τους.
Παράλληλα, προκειμένου να απλουστευθεί περαιτέρω η διαδικασία ηλεκτρονικής διακίνησης των εγγράφων παρέχεται η δυνατότητα σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, αντί να αποστέλλεται ή να επισυνάπτεται το ηλεκτρονικό διοικητικό έγγραφο να αναφέρεται μόνο ο Αριθμός Διαδικτυακής Ανάρτησης (ΑΔΑ) που έλαβε το έγγραφο όταν αναρτήθηκε στο Διαδίκτυο σύμφωνα με το ν.3861/2010 (Α΄112), για το «Πρόγραμμα Διαύγεια».
Ειδικότερα:
α) Διακίνηση εγγράφων με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Το νομοθετικό πλαίσιο έχει εδώ και πολλά χρόνια προδιορίσει τα είδη εγγράφων τα οποία μπορούν να διακινούνται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, καθώς και τις προϋποθέσεις της διακίνησης των εγγράφων αυτών ( άρθρο 14 του Ν.2672/1998, Α΄290).
Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία τα έγγραφα που μπορούν να διακινούνται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι τα εξής:
• Μεταξύ δημοσίων υπηρεσιών, μπορούν να διακινούνται τα πιο κάτω έγγραφα:
1. Εγκύκλιοι
2. Οδηγίες
3. Ερωτήματα
4. Απαντήσεις
5. Υπηρεσιακά Σημειώματα
6. Αιτήσεις
7. Έγγραφες Εισηγήσεις
8. Γνωμοδοτήσεις
9. Εκθέσεις
10. Πρακτικά
11. Μελέτες
12. Στατιστικά Στοιχεία
13. Με το άρθρο 10 παρ. 6 του Ν. 3230/2004 (Α΄44) προστέθηκαν στα ανωτέρω έγγραφα και οι αιτήσεις, προσφορές και δικαιολογητικά συμμετοχής στις διαδικασίες πρόσληψης προσωπικού με οποιαδήποτε σχέση, στους διαγωνισμούς ή διαδικασίες ανάθεσης δημοσίων έργων, μελετών, προμηθειών, παροχής υπηρεσιών ή σε άλλους διαγωνισμούς οι οποίοι πραγματοποιούνται βάσει προκήρυξης. Η διακίνηση των πιο πάνω εγγράφων δεν επιτρέπεται με ηλεκτρονικά μέσα μόνο στην περίπτωση που αυτό ορίζεται από ειδικές διατάξεις ή την οικεία προκήρυξη ή πρόσκληση συμμετοχής με βάση ειδική αιτιολογία.
• Μεταξύ Δημοσίων Υπηρεσιών και Πολίτη μπορούν να διακινούνται έγγραφα που αφορούν σε:
1. Αιτήσεις Παροχής Πληροφοριών
2. Απαντήσεις στις αιτήσεις Παροχής Πληροφοριών
Στη διοικητική πρακτική και προκειμένου η Δημόσια Διοίκηση να ανταποκριθεί στις σύγχρονες ανάγκες, επικράτησε η διασταλτική ερμηνεία των ρυθμίσεων και διευρύνθηκαν οι κατηγορίες των εγγράφων που διακινούνται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τόσο μεταξύ δημοσίων υπηρεσιών όσο και μεταξύ αυτών και των πολιτών.
Ωστόσο επισημαίνεται ότι δεν επιτρέπεται η διακίνηση με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εγγράφων που έχουν χαρακτηρισθεί απόρρητα και δεν επιτρέπεται η πρόσβαση σε αυτά σύμφωνα με το άρθρο 5 του ν.2690/1999 ή περιλαμβάνουν ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα, σύμφωνα με το ν. 2472/1997 (Α΄50).
Με την ολοκλήρωση της εφαρμογής του πρόσφατου νόμου 3979/2011 (Α΄138) «Για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση και Λοιπές Διατάξεις», αναμένεται να διευρυνθούν, περαιτέρω, οι κατηγορίες εγγράφων που θα μπορούν να διακινηθούν με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μεταξύ δημοσίων υπηρεσιών καθώς και μεταξύ δημοσίων υπηρεσιών και πολιτών.
Διευκρινίζεται ότι οι υπηρεσιακές μονάδες μπορούν να ανταλλάσσουν μέσω ηλεκτρονικών μηνυμάτων και υπηρεσιακά ή ενημερωτικά σημειώματα.
Επίσης, οι Υπηρεσίες μπορούν να διακινούν / αποστέλλουν τα έγγραφα που επιθυμούν, με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, χωρίς να απαιτείται η σύνταξη συνοδευτικού διαβιβαστικού εγγράφου και η σχετική πληροφορία που θα περιελάμβανε το διαβιβαστικό να ενσωματώνεται στο κείμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ειδικότερα, τα μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από λογαριασμούς στελεχών δημοσίων υπηρεσιών (υπαλλήλων ή Προϊσταμένων οργανικών μονάδων) ή γενικά από λογαριασμούς δημοσίων υπηρεσιών οφείλουν να φέρουν εντός του σώματος του κειμένου ακριβή στοιχεία του αποστολέα όπως ονοματεπώνυμο, θέση ευθύνης, υπηρεσία/φορέας, τηλέφωνα επικοινωνίας και αριθμούς τηλεομοιοτυπίας, προκειμένου να καθίσταται ευχερής η δυνατότητα του λήπτη του μηνύματος να επικοινωνήσει με οποιονδήποτε τρόπο με την υπηρεσία που απέστειλε το μήνυμα.
Οι δημόσιες υπηρεσίες υποχρεούνται πλέον να διαθέτουν ηλεκτρονικές διευθύνσεις για τις οργανικές τους μονάδες, Διευθύνσεις, Τμήματα κ.λπ., (βλ. και Εγκύκλιο ΔΙΑΔΠ/ 21205/31-10-2011, ΑΔΑ: 45ΒΔΧ-89Χ). Κατά συνέπεια, σήμερα που υπάρχει η δυνατότητα εύρεσης των ηλεκτρονικών διευθύνσεων στις οποίες οι υπηρεσίες επιθυμούν να αποστείλουν οποιοδήποτε από τα έγγραφα των κατηγοριών που περιγράφονται παραπάνω, είναι απόλυτα εφικτή η διακίνηση των εγγράφων αυτών με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
β) Γνωστοποίηση με χρήση του ΑΔΑ ή της ηλεκτρονικής διεύθυνσης των μεταδεδομένων του εγγράφου
Περαιτέρω, στις περιπτώσεις που κοινοποιούνται από την Υπηρεσία σας, είτε προς άλλες δημόσιες Υπηρεσίες και φορείς του δημόσιου τομέα, είτε προς τις οργανικές μονάδες του φορέα σας, εγκύκλιοι ή διοικητικές πράξεις, που έχουν αναρτηθεί στο Πρόγραμμα Διαύγεια, εφεξής μπορείτε να αποστέλλετε στους αποδέκτες μόνο ενημερωτικό σημείωμα με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail), στο οποίο θα γνωστοποιείτε τον ΑΔΑ της συγκεκριμένης αναρτημένης διοικητικής πράξης, με περιληπτική αναφορά στο αντικείμενο του θέματος αυτής, χωρίς να απαιτείται πλέον η επισύναψη του σχετικού ηλεκτρονικού αρχείου. Με τον τρόπο αυτό, επειδή δεν διακινείται ηλεκτρονικά το έγγραφο ελαχιστοποιείται τυχόν κίνδυνος παραποίησής του. Επίσης, με τον κατά τα ανωτέρω τρόπο διακίνησης δεν απαιτείται η σάρωση του εγγράφου, το κείμενο είναι ευανάγνωστο και δεν διακινείται μεγάλος όγκος πληροφορίας ο οποίος επιβαρύνει το δίκτυο και το γραμματοκιβώτιο (mail box) κάθε χρήστη.
Σημειώνεται ότι, ακόμη και στην περίπτωση που δεν υφίσταται η δυνατότητα χρήσης ηλεκτρονικών μέσων επικοινωνίας, για την εφαρμογή των ανωτέρω, θα αποστέλλεται σχετική επιστολή, στην οποία θα αναφέρεται μόνο ο ΑΔΑ της αναρτημένης πράξης, με περιληπτική αναφορά στο αντικείμενο του θέματος και δεν θα επισυνάπτονται φωτοαντίγραφα αυτής.
Για την περαιτέρω διευκόλυνση των αποδεκτών, εκτός από την αναφορά του ΑΔΑ του διακινούμενου εγγράφου, συνιστάται και η γνωστοποίηση από τον αποστολέα της ηλεκτρονικής διεύθυνσης όπου είναι αποθηκευμένα τα πληροφοριακά στοιχεία του εγγράφου (μεταδεδομένα του εγγράφου) στα οποία μεταξύ άλλων περιλαμβάνεται το θέμα του εγγράφου, ο τελικός υπογράφων, οι σχετικές αναρτημένες πράξεις, ο ΑΔΑ αλλά παρέχεται και η δυνατότητα λήψης ηλεκτρονικά του ίδιου του εγγράφου (βλέπε αναλυτικό παράδειγμα στο παράρτημα 1 του παρόντος).
Με τον τρόπο αυτό ο αποστολέας επιτυγχάνει τη διακίνηση της πληροφορίας με τον πλέον αποτελεσματικό και αποδοτικό τρόπο αφού παρέχοντας την ηλεκτρονική διεύθυνση των μεταδεδομένων του εγγράφου, δίνει άμεση πρόσβαση στο ίδιο το έγγραφο και απαλλάσσει τους αποδέκτες από τη διαδικασία ανεύρεσης του διακινούμενου εγγράφου μέσω του ΑΔΑ του.
Η ηλεκτρονική διεύθυνση των μεταδεδομένων του αναρτημένου εγγράφου εντοπίζεται ως εξής : Ο χρήστης εισέρχεται στο δικτυακό τόπο «http://et.diavgeia.gov.gr» του Διαύγεια, πληκτρολογεί τον ΑΔΑ του εν λόγω εγγράφου στο πεδίο με υπότιτλο «Αναζήτηση με ΑΔΑ» που διατίθεται στη μηχανή αναζήτησης στο δεξί μέρος της ιστοσελίδας και επιλέγει το κουμπί «Αναζήτηση με ΑΔΑ».
Στη συνέχεια, ο αποστολέας αντιγράφει την ηλεκτρονική διεύθυνση που εμφανίζεται στη γραμμή διευθύνσεων του φυλλομετρητή (browser) και την επικολλά στο κείμενο του ηλεκτρονικού μηνύματος που πρόκειται να αποστείλει (βλέπε αναλυτικό παράδειγμα στο παράρτημα 2 του παρόντος).
Εναλλακτικά, η άμεση πρόσβαση στο έγγραφο ή στα μεταδεδομένα του εγγράφου επιτυγχάνεται ως εξής: Ο χρήστης πληκτρολογεί στη γραμμή διευθύνσεων του φυλλομετρητή (browser) που χρησιμοποιεί, την ηλεκτρονική διεύθυνση του εγγράφου http://static.diavgeia.gov.gr/doc/χχχχχχ ή την ηλεκτρονική διεύθυνση των μεταδεδομένων του εγγράφου http://et.diavgeia.gov.gr/f/all/ada/χχχχχχ,αντίστοιχα, αντικαθιστώντας τα «χχχχχχ» με τον ΑΔΑ του εγγράφου χωρίς κενά και πατάει το πλήκτρο «ENTER» του πληκτρολογίου (βλέπε αναλυτικό παράδειγμα στο παράρτημα 3 του παρόντος).
Συνεπώς, εναλλακτικά, ο αποστολέας μπορεί να εισάγει στο κείμενο του ηλεκτρονικού μηνύματος που πρόκειται να αποστείλει, τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις άμεσης πρόσβασης, μετά από την κατάλληλη διαμόρφωσή τους κατά τα ανωτέρω.
Προσδοκούμε στην ανταπόκριση και τη συνεργασία σας για την εισαγωγή νέων τρόπων λειτουργίας της δημόσιας διοίκησης, δεδομένου ότι κοινός στόχος όλων μας είναι η αναβάθμιση των μεθόδων παραγωγής και της ποιότητας του διοικητικού έργου προς όφελος των πολιτών αλλά και των δημοσίων υπαλλήλων.
Ο σχεδιασμός όμως και η εφαρμογή νέων τρόπων επικοινωνίας των δημοσίων υπηρεσιών και των φορέων του δημόσιου τομέα με τους πολίτες δεν πρέπει να οδηγεί σε φαινόμενα άνισης πρόσβασης στις παρεχόμενες πληροφορίες, πρέπει δηλ. να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαίτερες δυσκολίες χρήσης των Τ.Π.Ε. από ορισμένες κατηγορίες του πληθυσμού, άτομα τρίτης ηλικίας, ΑμεΑ κ.λπ. (Βλ. και παρ. 6-8 του άρθρ. 4 του ν.3979/2011).
Οι Διευθύνσεις Διοικητικού των Υπουργείων παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την εγκύκλιο σε όλα τα Ν.Π.Δ.Δ. που εποπτεύουν.
Επίσης, οι Διευθύνσεις Διοίκησης των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων της Χώρας παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την εγκύκλιο αυτή σε όλα τα Ν.Π.Δ.Δ. που εποπτεύουν, καθώς και τους ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού της χωρικής τους αρμοδιότητας.
Σας γνωρίζουμε ότι η παρούσα εγκύκλιος έχει αναρτηθεί στο δικτυακό τόπο της Υπηρεσίας μας www.ydmed.gov.gr, στη διαδρομή Διοικητική Μεταρρύθμιση/Δημόσια Διοίκηση.
Οι Διευθύνσεις Απλούστευσης Διαδικασιών και Παραγωγικότητας και Σχέσεων Κράτους Πολίτη της Γενικής Διεύθυνσης Διοικητικής Οργάνωσης και Διαδικασιών του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης παραμένουν στη διάθεσή σας για κάθε περαιτέρω διευκρίνιση και συνεργασία.
Ο Υπουργός
Αντώνιος Μανιτάκης
ΝΟΜΟΣ 2672/1998 (ΦΕΚ 290 Α΄/28 Δεκεμβρίου 1998)
Οικονομικοί πόροι της Νομαρχιακής Αυτοδιοίκησης και άλλες διατάξεις
ΑΡΘΡΟ 14
Διακίνηση εγγράφων με ηλεκτρονικά μέσα
(τηλεομοιοτυπία - ηλεκτρονικό ταχυδρομείο)
1. Επιτρέπεται η διακίνηση εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιών του Δημοσίου, των Ν.Π.Δ.Δ. και των οργανισμών τοπικής αυτοδιοίκησης ή μεταξύ αυτών και των ενδιαφερόμενων φυσικών προσώπων, νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου και ενώσεων προσώπων με τηλεομοιοτυπία και
ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
2. Για την εφαρμογή του παρόντος άρθρου ορίζονται:
α. Ως τηλεομοιοτυπία, η πιστή αναπαραγωγή από απόσταση εγγράφων με τη βοήθεια κατάλληλων τερματικών συσκευών.
β. Ως τηλεομοιότυπο, το λαμβανόμενο αντίγραφο στην τερματική συσκευή λήψης.
γ. Ως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το σύστημα αποστολής και λήψης μηνυμάτων μέσω δικτύου, από και προς την ηλεκτρονική διεύθυνση των χρηστών.
δ. Ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η πληροφορία, το κείμενο ή αρχείο δεδομένων ή άλλο έγγραφο, που μεταδίδεται με σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
ε. Ως ψηφιακή υπογραφή, η ψηφιακής μορφής υπογραφή σε δεδομένα ή συνημμένη σε δεδομένα ή λογικά συσχετιζόμενη με αυτά, που χρησιμοποιείται από τον υπογράφοντα ως ένδειξη αποδοχής του
περιεχομένου των δεδομένων αυτών, εφόσον η εν λόγω υπογραφή:
αα) συνδέεται μονοσήμαντα με τον υπογράφοντα,
ββ) ταυτοποιεί τον υπογράφοντα,
γγ) δημιουργείται με μέσα τα οποία ο υπογράφων μπορεί να διατηρήσει υπό τον έλεγχό του και
δδ) συνδέεται με τα δεδομένα στα οποία αναφέρεται κατά τρόπο ώστε να μπορεί να αποκαλυφθεί οπουδήποτε επακόλουθη αλλοίωση των εν λόγω δεδομένων.
3. Οι διατάξεις του παρόντος άρθρου που αφορούν τη διακίνηση εγγράφων με τηλεομοιοτυπία εφαρμόζονται στα έγγραφα που συντάσσονται από όργανα των υπηρεσιών της παραγράφου 1 ή από φυσικά πρόσωπα, νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου και ενώσεις προσώπων και ιδίως στις αποφάσεις, στις γνωμοδοτήσεις, στα πιστοποιητικά, στις βεβαιώσεις, στα ερωτήματα, στις αιτήσεις, στις εγκυκλίους, στις οδηγίες, στις εκθέσεις, στις μελέτες, στα πρακτικά, στα στατιστικά στοιχεία, στα υπηρεσιακά σημειώματα, στις έγγραφες εισηγήσεις, καθώς και στις απαντήσεις.
4. Μεταξύ των υπηρεσιών της παραγράφου 1, διακινούνται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, κατά τις διατάξεις του παρόντος άρθρου, μηνύματα που έχουν ως περιεχόμενο γνωμοδοτήσεις, ερωτήματα, αιτήσεις, απαντήσεις, εγκυκλίους, οδηγίες, εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, υπηρεσιακά σημειώματα και έγγραφες εισηγήσεις. Κατά τον παραπάνω τρόπο διακινούνται μεταξύ των υπηρεσιών αυτών και των φυσικών και νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου μηνύματα που έχουν ως περιεχόμενο αιτήσεις παροχής πληροφοριών και σχετικές απαντήσεις.
5. Για τη διακίνηση εγγράφων με τηλεομοιοτυπία ή μηνυμάτων με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο προς φυσικά πρόσωπα, νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου ή ενώσεις φυσικών προσώπων απαιτείται η
συγκατάθεσή τους. Τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου μπορούν, με την υποβαλλόμενη αίτησή τους ή το διακινούμενο μήνυμα, να δηλώνουν την προτίμησή τους ως προς το μέσο της απάντησης. Σε διαφορετική περίπτωση τεκμαίρεται η συγκατάθεσή τους για τη διακίνηση
της απάντησης με το ίδιο μέσο.
6. Από τις διατάξεις των παραγράφων 3 και 4 εξαιρούνται:
α. Τα απόρρητα έγγραφα και εν γένει εκείνα των οποίων κωλύεται η χορήγηση αντιγράφων από τις διατάξεις της κείμενης νομοθεσίας.
β. Τα έγγραφα τα οποία περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, σύμφωνα με τις διατάξεις της κείμενης νομοθεσίας για την προστασία ατόμων από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
γ. Οι αιτήσεις, προσφορές και δικαιολογητικά συμμετοχής στις διαδικασίες πρόσληψης προσωπικού με οποιαδήποτε σχέση, στους διαγωνισμούς ή διαδικασίες ανάθεσης δημοσίων έργων, μελετών, προμηθειών, παροχής υπηρεσιών ή σε άλλους δημόσιους διαγωνισμούς, οι οποίοι πραγματοποιούνται βάσει προκήρυξης, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά από ειδικές διατάξεις ή την οικεία προκήρυξη ή πρόσκληση συμμετοχής.
δ. Τα έγγραφα για τα οποία προβλέπεται από τις κείμενες διατάξεις η υποβολή τους σε πρωτότυπα ή επικυρωμένα αντίγραφα, καθώς και έγγραφα που χρησιμοποιούνται ως δικαιολογητικά για την εξόφληση
τίτλων πληρωμής.
ε. Τα πάσης φύσεως αποδεικτικά είσπραξης.
στ. Με αποφάσεις του Υπουργού Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης και του αρμόδιου κατά περίπτωση Υπουργού, που δημοσιεύονται στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως και εκδίδονται εντός αποκλειστικής προθεσμίας τεσσάρων (4) μηνών από τη δημοσίευση του παρόντος νόμου, δύνανται να εξαιρούνται και άλλες κατηγορίες εγγράφων, εφόσον ειδικοί λόγοι επιβάλλουν την εξαίρεση αυτή.
7. Αν η επιδιωκόμενη από φυσικό ή νομικό πρόσωπο ιδιωτικού δικαίου διακίνηση αφορά έγγραφα ή μηνύματα, τα οποία δεν περιλαμβάνονται στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος άρθρου ή εξαιρούνται σύμφωνα με την προηγούμενη παράγραφο, η υπηρεσία υποχρεούται να ενημερώνει σχετικώς τον ενδιαφερόμενο.
8. Οι αιτήσεις που υποβάλλονται με τηλεομοιοτυπία δεν χαρτοσημαίνονται. Αν για τη χορήγηση πιστοποιητικού ή άλλου είδους βεβαίωσης απαιτείται η καταβολή παραβόλου, τέλους ή άλλου ποσού υπέρ του Δημοσίου ή τρίτων, τα σχετικά παραστατικά πρέπει να προσκομίζονται κατά την παραλαβή του. Στην περίπτωση αυτή δεν είναι δυνατή η αποστολή του πιστοποιητικού ή της βεβαίωσης με τηλεομοιοτυπία.
9. Για την εφαρμογή του παρόντος άρθρου, το μηχανικό μέσο (τηλεομοιοτυπική συσκευή), με το οποίο μεταβιβάζεται το έγγραφο, πρέπει να αφήνει ευκρινές. αποτύπωμα, ώστε να είναι δυνατή η αναγνώριση της συσκευής αποστολής. Το αποτύπωμα αυτό περιλαμβάνει τον αριθμό κλήσης της τηλεομοιοτυπικής συσκευής του αποστολέα και του παραλήπτη, την ημερομηνία και την ώρα αποστολής, καθώς και τον
αριθμό της τρέχουσας σελίδας.
10. Τα έγγραφα που αποστέλλονται από τις υπηρεσίες της παραγράφου 1 και τους ιδιώτες, φυσικά ή νομικά πρόσωπα, με τηλεομοιοτυπική συσκευή, πρέπει, απαραιτήτως, να συνοδεύονται από φύλλο αποστολής.
11. Προκείμενου για έγγραφα που αποστέλλονται από τις παραπάνω υπηρεσίες, το φύλλο αποστολής πρέπει να περιέχει:
α τον πλήρη τίτλο και τη διεύθυνση της αποστέλλουσας υπηρεσίας.
β τα στοιχεία προσδιορισμού της ταυτότητας του αποστελλόμενου εγγράφου, όπως τον πλήρη τίτλο της εκδούσας υπηρεσίας, τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία έκδοσης.
γ. τον αριθμό σελίδων του αποστελλόμενου εγγράφου και
δ. το ονοματεπώνυμο, την ιδιότητα, τον αριθμό τηλεφώνου και τηλεομοιοτυπικής συσκευής, καθώς και την υπογραφή του χειριστή.
12. Προκειμένου για έγγραφα που αποστέλλονται από ιδιώτη, το φύλλο αποστολής πρέπει να περιέχει:
α. το ονοματεπώνυμο ή την επωνυμία, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και, εφόσον υπάρχει, της τηλεομοιοτυπικής συσκευής του φυσικού ή νομικού προσώπου που υπογράφει το έγγραφο και την
ημερομηνία έκδοσης,
β. τον αριθμό των σελίδων του αποστελλόμενου εγγράφου και
γ. την υπογραφή του αποστολέα.
Αν το έγγραφο αποστέλλεται από νομικό πρόσωπο, το φύλλο αποστολής πρέπει να περιέχει και τα στοιχεία που αναφέρονται στην περίπτωση δ΄ της προηγούμενης παραγράφου.
13. Τα εισερχόμενα με τηλεομοιοτυπία στις υπηρεσίες της παραγράφου 1 έγγραφα πρωτοκολλούνται με την ημερομηνία και κατά τη σειρά λήψης τους. Με απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης καθορίζεται ο τρόπος συγκρότησης και τήρησης ενιαίου πρωτοκόλλου για τα έγγραφα που περιέχονται στην υπηρεσία, είτε κατατίθενται σε αυτήν είτε αποστέλλονται με το ταχυδρομείο ή τηλεομοιοτυπία.
14. Τα αναφερόμενα στις παραγράφους 10 ως και 12 στοιχεία και το περιεχόμενο του μεταβιβαζόμενου με τηλεομοιοτυπία εγγράφου θεωρούνται ότι έχουν ληφθεί πλήρως και ευκρινώς, εκτός αν ο παραλήπτης ζητήσει την εκ νέου αποστολή του σε εύλογο χρόνο.
15. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ των υπηρεσιών της παραγράφου 1 του παρόντος πρέπει να περιέχουν τουλάχιστον, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστολέα και λήπτη, τον πλήρη τίτλο της αποστέλλουσας υπηρεσίας, τα στοιχεία προσδιορισμού της ταυτότητας του αποστελλόμενου μηνύματος, το ονοματεπώνυμο, την ιδιότητα και τον αριθμό τηλεφώνου του χειριστή. Αν στο μήνυμα προσαρτώνται αρχεία δεδομένων, αναγράφεται ο χαρακτήρας και τα στοιχεία προσδιορισμού της ταυτότητας των δεδομένων αυτών.
16. Τα μηνύματα που αποστέλλονται από ιδιώτες. φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή ενώσεις προσώπων πρέπει να περιέχουν το ονοματεπώνυμο ή την επωνυμία, τη διεύθυνση της κατοικίας ή της έδρας, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον αριθμό τηλεφώνου του φυσικού ή νομικού προσώπου που αποστέλλει το μήνυμα. Το τελευταίο εδάφιο της παραγράφου 15 ισχύει και στην περίπτωση αυτή.
17. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θεωρείται ότι έχει περιέλθει στο λήπτη, εφόσον υπάρχει σχετική ηλεκτρονική επιβεβαίωση. Αν το οικείο σύστημα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν υποστηρίζει την αυτόματη επιβεβαίωση της λήψης του μηνύματος, ο παραλήπτης του, εφόσον τούτο ζητηθεί από τον αποστολέα, υποχρεούται στην παραπάνω επιβεβαίωση. Η αποστολή μηνύματος με ηλεκτρονικό υπολογιστή δεν συνεπάγεται έναρξη των προθεσμιών άσκησης διοικητικών προσφυγών, ένδικων βοηθημάτων και ένδικων μέσων.
18. Σε κάθε υπηρεσία που διαθέτει ηλεκτρονική διεύθυνση ορίζεται υπεύθυνος για τη χρήση και λειτουργία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη διακίνηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο υπεύθυνος λαμβάνει όλα τα αναγκαία και πρόσφορα μέτρα για την παρεμπόδιση στην πρόσβαση και χρήση μη εξουσιοδοτημένων προς τούτο ατόμων.
19. Με προεδρικό διάταγμα, που εκδίδεται με πρόταση των Υπουργών Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, Οικονομικών, Ανάπτυξης και Μεταφορών και Επικοινωνιών, καθορίζονται οι προϋποθέσεις και η διαδικασία έκδοσης, διακίνησης, διαχείρισης και διασφάλισης της ψηφιακής υπογραφής, οι προϋποθέσεις παροχής και το περιεχόμενο των υπηρεσιών πιστοποίησης, οι τεχνικοί κανόνες για την κατάρτιση, την αποστολή, τη διατήρηση, την αντιγραφή και την αναπαραγωγή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την εγγύηση της ακεραιότητας, διάθεσης και διατήρησης των πληροφοριών που περιέχονται στο μήνυμα, καθώς και κάθε άλλη αναγκαία λεπτομέρεια. Με το ίδιο προεδρικό διάταγμα μπορεί να καθορίζονται και οι κατηγορίες μηνυμάτων τα οποία έχουν ισχύ και χωρίς να φέρουν ψηφιακή υπογραφή.
20. Με το ανωτέρω προεδρικό διάταγμα ή άλλο μεταγενέστερο, που εκδίδεται με πρόταση των ίδιων Υπουργών, μπορεί να επεκτείνεται η διακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ των δημοσίων υπηρεσιών, Ν.Π.Δ.Δ. και Ο.Τ.Α. ή μεταξύ αυτών και των φυσικών και νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου σε όλες ή ορισμένες από τις αναφερόμενες στην παρ. 3 του παρόντος άρθρου κατηγορίες εγγράφων. Η επέκταση αυτή επιτρέπεται μόνο σε μηνύματα που φέρουν ψηφιακή υπογραφή, η οποία είναι σύμφωνη με τους όρους και προδιαγραφές που προβλέπονται από το προεδρικό διάταγμα της προηγούμενης παραγράφου.
21. Το τηλεομοιότυπο έχει την ισχύ του μεταβιβαζόμενου εγγράφου, εφόσον συντρέχουν οι προϋποθέσεις και τηρείται η διαδικασία που προβλέπεται στο παρόν άρθρο.
22. Η ψηφιακή υπογραφή επιφέρει τα αποτελέσματα της ιδιόχειρης υπογραφής κατά την κείμενη νομοθεσία.Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φέρει ψηφιακή υπογραφή σύμφωνα με το προεδρικό διάταγμα της παραγράφου 19 έχει την αποδεικτική ισχύ εγγράφου κατά τους ορισμούς του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας και κάθε άλλης σχετικής διάταξης.
23. Εφόσον τα διακινούμενα με τηλεομοιοτυπία έγγραφα πρέπει να διατηρηθούν, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις για τη διατήρηση αρχείων, πέραν της διετίας, η οικεία υπηρεσία υποχρεούται να προβαίνει στην αρχειοθέτηση και επικυρωμένων από την ίδια φωτοτυπικών αντιγράφων των παραλαμβανόμενων τηλεομοιοτύπων.
24. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αρχειοθετούνται ηλεκτρονικώς και διατηρούνται για όσο χρόνο προβλέπουν οι ισχύουσες διατάξεις για τη διατήρηση αρχείων. Με απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης μπορεί να ρυθμίζονται ειδικότερες τεχνικές λεπτομέρειες για την αρχειοθέτηση των μηνυμάτων του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
25. Η ισχύς του παρόντος άρθρου αρχίζει δύο (2) μήνες από τη δημοσίευση του νόμου αυτού στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.