Έλεγχος Γνησιότητας Ξενόγλωσσων Εγγράφων

ΕΛΕΓΧΟΣ ΓΝΗΣΙΟΤΗΤΑΣ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΏΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΓΡΑΦΩΝ ΞΕΝΟΓΛΩΣΣΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Αρ.Πρωτ.141096/Ε3/03-11-2025/ΥΠΑΙΘΑ

ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ Π/ΘΜΙΑΣ, Δ/ΘΜΙΑΣ ΕΚΠ/ΣΗΣ
& ΕΙΔΙΚΗΣ ΑΓΩΓΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΕΚΠ/ΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ
Π/ΘΜΙΑΣ & Δ/ΘΜΙΑΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ
Δ/ΝΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΚΑΙ ΕΞΕΛΙΞΗΣ ΕΚΠ/ΚΟΥ ΠΡΟΣ/ΚΟΥ Π/ΘΜΙΑΣ & Δ/ΘΜΙΑΣ ΕΚΠ/ΣΗΣ
ΤΜΗΜΑΤΑ Α΄ (Π.Ε.) & Β΄ (Π.Ε.)
ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΤΜΗΜΑ ΕΕΠ - ΕΒΠ
Πληροφορίες (Π.Ε.): Σ. Σιαφλά
Τηλέφωνο : 210 344 2927
E-mail: t09ppe2(ΣΤΟ)minedu.gov.gr
Πληροφορίες (Δ.Ε.): Μ. Καραμπέλου
Τηλέφωνο : 210 344 3248
E-mail: t09pde2n(ΣΤΟ)minedu.gov.gr
Πληροφορίες (ΕΕΠ-ΕΒΠ): Ν. Φυτουράκη
Τηλέφωνο : 210 344 2566/2931
E-mail: eep-evp(ΣΤΟ)minedu.gov.gr

ΘΕΜΑ: Οδηγίες σχετικά με τη διαδικασία ελέγχου γνησιότητας δικαιολογητικών καθώς και ως προς την υποβολή ξενόγλωσσων εγγράφων.

ΣΧΕΤ. : Οι υπ’ αριθ. 33581/Ε3/27-03-2025 (ΑΔΑ: Ψ9ΝΟ46ΝΚΠΔ-ΠΨ4), 8298/Ε3/27-01-2025 (ΑΔΑ: ΨΒ7Ι46ΝΚΠΔ-Ω53) και 79147/Ε3/11-07-2024 (ΨΗΛΥ46ΝΚΠΔ-ΝΧΔ) εγκύκλιοι της υπηρεσίας μας

Υπενθυμίζεται η υποχρέωση του ελέγχου γνησιότητας των δικαιολογητικών των εκπαιδευτικών και μελών ΕΕΠ-ΕΒΠ, δυνάμει των διατάξεων του άρθρου 28 του ν. 4305/2014, σε συνδυασμό με τις διατάξεις της παρ. 4 του άρθρου 25 του ν. 4765/2021.
Ειδικότερα, με τις παρ. 4, 5 και 6 του άρθρου 28 του ν. 4305/2014, ορίζεται ότι :

«4. Εντός προθεσμίας τριών (3) μηνών μετά τη δημοσίευση της πράξεως διορισμού ή προσλήψεως μονίμου προσωπικού ή προσωπικού ιδιωτικού δικαίου αορίστου χρόνου ή προσωπικού με θητεία που ανανεώνεται ή με σχέση έμμισθης εντολής που διορίζεται ή προσλαμβάνεται με διαδικασία η οποία προβλέπεται σε διατάξεις πλην αυτών του Ν. 2190/1994 (Α΄ 28) διενεργείται υποχρεωτικά αυτεπάγγελτος έλεγχος της γνησιότητας των δικαιολογητικών που έχει υποβάλει ο υποψήφιος και τα οποία είναι απαραίτητα για την πρόσληψή του ή επηρεάζουν οπωσδήποτε την κατάταξή του κατά τη διαδικασία πρόσληψης.»

5. Αίτηση παραίτησης υπαλλήλου που απασχολείται κατά την ημερομηνία που θα τεθεί σε ισχύ η παρούσα διάταξη με σχέση εργασίας δημοσίου δικαίου ή καταγγελία σύμβασης εργασίας από απασχολούμενο με σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου αορίστου χρόνου, με θητεία που ανανεώνεται ή με σχέση έμμισθης εντολής σε φορέα του Δημοσίου ή του ευρύτερου δημοσίου τομέα, όπως εκάστοτε ισχύει, όπως έχει οριοθετηθεί με το άρθρο 14 του ν. 2190/1994, όπως έχει τροποποιηθεί και συμπληρωθεί με το άρθρο 1 του ν. 3812/2009, δεν γίνεται δεκτή πριν ολοκληρωθεί ο αυτεπάγγελτος έλεγχος γνησιότητας των υποχρεωτικών και λαμβανομένων υπόψη για το διορισμό, πρόσληψη ή εν γένει υπηρεσιακή κατάσταση δικαιολογητικών. Προς το σκοπό αυτό, εκδίδεται σχετική βεβαίωση από το αρμόδιο για τη λύση της εργασιακής σχέσης όργανο διοίκησης [...]

6. Μετάταξη ή μεταφορά υπαλλήλου που απασχολείται κατά την ημερομηνία που θα τεθεί σε ισχύ η παρούσα διάταξη με σχέση εργασίας δημοσίου ή ιδιωτικού δικαίου αορίστου χρόνου, με θητεία που ανανεώνεται ή με σχέση έμμισθης εντολής σε θέση κλάδου ή ειδικότητας ανώτερης κατηγορίας στον ίδιο ή διαφορετικό φορέα του Δημοσίου ή του ευρύτερου δημοσίου τομέα, όπως έχει οριοθετηθεί με το άρθρο 14 του ν. 2190/1994, όπως έχει τροποποιηθεί και συμπληρωθεί με το άρθρο 1 του ν. 3812/2009, δεν ολοκληρώνεται εάν δεν προηγηθεί ο αυτεπάγγελτος έλεγχος εγκυρότητας των υποχρεωτικών και λαμβανομένων υπόψη για το διορισμό, πρόσληψη ή εν γένει υπηρεσιακή κατάσταση δικαιολογητικών. Προς το σκοπό αυτό, εκδίδεται σχετική βεβαίωση από το αρμόδιο για τη μετάταξη ή μεταφορά όργανο διοίκησης του φορέα προέλευσης πριν την έκδοση της εγκριτικής απόφασης σύμφωνα με τις διατάξεις της ΠΥΣ 33/2006, όπως ισχύει ή πριν τη γνωμοδότηση του οικείου υπηρεσιακού συμβουλίου. Η διάταξη της παρούσας παραγράφου δεν ισχύει στην περίπτωση μετατάξεων που γίνονται αυτοδικαίως, χωρίς αίτηση του ενδιαφερομένου, ενδεικτικώς για λόγους συμμόρφωσης σε διάταξη νόμου ή κανονιστικής απόφασης ή μεταβολής στο φορέα, από τον οποίο προέρχεται ο μετατασσόμενος υπάλληλος ή η μεταφερόμενη θέση. Στην περίπτωση αυτή ο έλεγχος πραγματοποιείται αμελλητί και πάντως ολοκληρώνεται εντός αποκλειστικής προθεσμίας έξι (6) μηνών από την ημερομηνία της μετάταξης ή μεταφοράς.»

Κατόπιν των άνω εκτεθέντων, γίνεται σαφές ότι τα αρμόδια τμήματα Προσωπικού των Διευθύνσεων Εκπαίδευσης και των Περιφερειακών Διευθύνσεων θα πρέπει να προβαίνουν αμελλητί στον έλεγχο γνησιότητας για το σύνολο των στοιχείων που έχουν ληφθεί υπόψη και έχουν μοριοδοτηθεί κατά τον διορισμό, την πρόσληψη αλλά και για το σύνολο των δικαιολογητικών, πιστοποιητικών και λοιπών στοιχείων που επηρεάζουν την εν γένει υπηρεσιακή κατάσταση και που προσκομίζει ο υπάλληλος για την ενημέρωση του προσωπικού του μητρώου. Αναλυτικές οδηγίες επί του εν θέματι αντικειμένου έχουν παρασχεθεί με σειρά εγκυκλίων, εκδοθεισών τόσο από την Υπηρεσία μας όσο και από το καθ’ ύλην αρμόδιο Υπουργείο Εσωτερικών. Επισημαίνεται ότι η διάταξη του άρθρου 28 του ν. 4305/2014 εδράζεται στην αρχή της νομιμότητας. Σύμφωνα δε με την υπό στοιχεία ΔΙΔΑΔ/Φ.34/42/οικ.33906/16-12-2013 (ΑΔΑ: ΒΛΓΕΧ-363) εγκύκλιο του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (νυν Υπουργείο Εσωτερικών)

«…η υποχρέωση της Διοίκησης περί ελέγχου της νομιμότητας των στοιχείων αυτών απορρέει: α) από την αρχή της νομιμότητας, σύμφωνα με την οποία η Διοίκηση οφείλει να ανακαλεί κάθε παράνομη πράξη της, αποκαθιστώντας έτσι την έννομη τάξη…».

Υπό το άνω πρίσμα, απαιτείται η ιδιαίτερη και αδιάλειπτη μέριμνα των αρμοδίων υπηρεσιών για την έγκαιρη και πλήρη ολοκλήρωση του ελέγχου γνησιότητας του συνόλου των δικαιολογητικών που υποβάλλονται από τους εκπαιδευτικούς και τα μέλη ΕΕΠ-ΕΒΠ και τα οποία είναι απαραίτητα για το διορισμό/πρόσληψη ή επηρεάζουν οπωσδήποτε την κατάταξή τους κατά τη διαδικασία της πρόσληψης/διορισμού.

Αντίστοιχη επιμέλεια και αυξημένη προσοχή οφείλουν να επιδεικνύουν οι αρμόδιες Διευθύνσεις Εκπαίδευσης και οι Περιφερειακές Διευθύνσεις και σε περιπτώσεις μεταβολής της υπηρεσιακής κατάστασης των εκπαιδευτικών και μελών ΕΕΠ-ΕΒΠ, όπως κατά την υποβολή αιτήσεως παραίτησης ή αιτήσεως μετάταξης, καθόσον η μεν παραίτηση δεν μπορεί να γίνει αποδεκτή, η δε μετάταξη δεν δύναται να ολοκληρωθεί, εάν προηγουμένως δεν έχει διενεργηθεί και ολοκληρωθεί ο αυτεπάγγελτος έλεγχος γνησιότητας των υποχρεωτικών και λαμβανομένων υπόψη για το διορισμό, πρόσληψη ή εν γένει υπηρεσιακή κατάσταση του ενδιαφερομένου δικαιολογητικών.

Περαιτέρω, επισημαίνουμε ότι σύμφωνα με την υπό στοιχεία ΔΙΠΑΑΔ/Φ.ΕΠ. 2.9/92/οικ.2837/13-02-2025 (ΑΔΑ:6ΣΕΥ46ΜΤΛ6-ΕΒ5) εγκύκλιο του Υπουργείου Εσωτερικών «…. προκύπτει η βούληση του νομοθέτη να ελέγχονται σε κάθε περίπτωση τα πιστοποιητικά, δικαιολογητικά και λοιπά στοιχεία που προσκομίζει ο υπάλληλος, προκειμένου να καταχωριστούν στο προσωπικό του μητρώο και τα οποία συναρτώνται με την υπηρεσιακή του κατάσταση, ενώ προβλέπονται ρητώς οι περιπτώσεις κατά τις οποίες διαδικασίες που αφορούν στην υπηρεσιακή κατάσταση των υπαλλήλων δεν δύνανται να ολοκληρωθούν αν δεν έχει ολοκληρωθεί ο αυτεπάγγελτος έλεγχος δικαιολογητικών. Ως εκ τούτου, κάθε νέο κατά τα ανωτέρω δικαιολογητικό που προσκομίζεται από τον υπάλληλο με αίτησή του στην αρμόδια Υπηρεσία Διοικητικού, προκειμένου να καταχωριστεί στο προσωπικό του μητρώο (π.χ. μεταπτυχιακός τίτλος σπουδών, τίτλος γλωσσομάθειας κλπ), πρέπει να ελέγχεται σύμφωνα με τις οδηγίες που έχουν δοθεί με τις σχετικές εγκυκλίους της Υπηρεσίας μας, εντός ευλόγου χρόνου, δεδομένου ότι από τις διατάξεις του άρθρου 28 του ν. 4305/2014 δεν προκύπτει ορισμένη προθεσμία για την ολοκλήρωση του ελέγχου για δικαιολογητικά που αποκτούν και καταθέτουν οι υπάλληλοι μετά τον διορισμό/ πρόσληψή τους και κατά τη διάρκεια του εργασιακού τους βίου..».

Επισημαίνεται ότι η τήρηση και χρήση του προσωπικού μητρώου των εκπαιδευτικών και μελών ΕΕΠ-ΕΒΠ διέπεται από το άρθρο 23 του ν. 3528/2007 και το Π.Δ. 178/2004, όπως αποσαφηνίζεται και στην υπό στοιχεία 79147/Ε3/11-07-2024 (ΑΔΑ: ΨΗΛΥ46ΝΚΠΔ-ΝΧΔ) εγκύκλιο της υπηρεσίας μας. Το προσωπικό μητρώο συγκροτείται μετά τον διορισμό και περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία που προσδιορίζουν την ατομική, οικογενειακή και υπηρεσιακή κατάσταση κάθε υπαλλήλου. Οι Διευθύνσεις Εκπαίδευσης και οι Περιφερειακές Διευθύνσεις οφείλουν να τηρούν, να ενημερώνουν και να επικαιροποιούν άμεσα τα προσωπικά μητρώα, εξασφαλίζοντας την πληρότητα και εγκυρότητά τους, καθώς και την αξιοποίηση αυτών πριν από την έκδοση οποιασδήποτε διοικητικής πράξης. Η μη τήρηση, φύλαξη ή ενημέρωση του προσωπικού μητρώου συνιστά πειθαρχικό παράπτωμα σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 23 του Υπαλληλικού Κώδικα. Επιπλέον, τα στοιχεία των εκπαιδευτικών και μελών ΕΕΠ-ΕΒΠ τηρούνται ψηφιακά στο Μητρώο Ανθρώπινου Δυναμικού του Ελληνικού Δημοσίου και στο πληροφοριακό σύστημα myschool, με ευθύνη των Περιφερειακών Διευθύνσεων, των Διευθύνσεων Εκπαίδευσης και των σχολικών μονάδων για την ορθή και συνεχή ενημέρωσή τους.

Σχετικά με τον έλεγχο γνησιότητας των ξενόγλωσσων τίτλων σπουδών, καθώς και των πιστοποιητικών γλωσσομάθειας, τυγχάνουν εφαρμογής τα οριζόμενα στην υπ’ αριθ. 33581/Ε3/27-03-2025 (ΑΔΑ: Ψ9ΝΟ46ΝΚΠΔ-ΠΨ4) εγκύκλιο της Υπηρεσίας μας, η οποία εξακολουθεί να ισχύει και θα πρέπει να εφαρμόζεται απαρεγκλίτως. Διευκρινίζεται ότι ο ΔΟΑΤΑΠ έχει τη δυνατότητα να ελέγχει τη γνησιότητα των ξενόγλωσσων τίτλων σπουδών. Ωστόσο, στην περίπτωση που ο ΔΟΑΤΑΠ αναφέρει ότι η επαλήθευση της γνησιότητας πραγματοποιήθηκε αποκλειστικά μέσω της κατάθεσης των σχετικών με τις σπουδές εγγράφων τα οποία έχουν θεωρηθεί με τη σφραγίδα της Χάγης (APOSTILLE), θα πρέπει ο έλεγχος γνησιότητας του ξενόγλωσσου τίτλου σπουδών να πραγματοποιείται σε συνεργασία με την αρμόδια Πρεσβεία, καθώς σύμφωνα και με την υπό στοιχεία ΔΙΠΑΑΔ/Φ.ΕΠ. 2.9/92/οικ.2837/13-02-2025 (ΑΔΑ:6ΣΕΥ46ΜΤΛ6-ΕΒ5) εγκύκλιο του Υπουργείου Εσωτερικών

«Με την επισημείωση της Σύμβασης της Χάγης (APOSTILLE) βεβαιώνεται ότι το έγγραφο υπεγράφη από αρμόδιο όργανο, το οποίο φέρει την υπογραφή του σε αυτό, δηλαδή βεβαιώνεται η γνησιότητα της υπογραφής του καθ’ ύλην αρμόδιου οργάνου του κράτους αλλά δεν βεβαιώνεται η γνησιότητα του περιεχομένου του εγγράφου και ως εκ τούτου θα πρέπει να γίνεται έλεγχος γνησιότητας και για τα έγγραφα αυτά κατ΄ άρ.28 του ν.4305/2014, όπως ισχύει…».

Έγγραφα εκδοθέντα στην αλλοδαπή/Μεταφράσεις ξενόγλωσσων εγγράφων

Τα έγγραφα που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές, όπως ενδεικτικά, ιατρικά πιστοποιητικά, ληξιαρχικές πράξεις ή βεβαιώσεις εργασίας στο εξωτερικό, θα πρέπει να συνοδεύονται υποχρεωτικά από νόμιμη μετάφραση. Το ισχύον θεσμικό πλαίσιο καθορίζει με σαφήνεια τις αρμόδιες αρχές και τα πρόσωπα που δύνανται να διενεργούν έγκυρες μεταφράσεις.

Ειδικότερα, με το Υποκεφάλαιο Ζ΄ του Κεφαλαίου Γ’ του ν. 4781/2021 (Α΄ 31) συστάθηκε στο Υπουργείο Εξωτερικών το Σώμα Πιστοποιημένων Μεταφραστών, το οποίο αντικατέστησε την πρώην Μεταφραστική Υπηρεσία του ΥΠΕΞ. Οι μεταφράσεις που διενεργούνται από τα μέλη του Σώματος Πιστοποιημένων Μεταφραστών αναγνωρίζονται πλήρως και έχουν αποδεικτική ισχύ έναντι όλων των διοικητικών και δικαστικών αρχών της χώρας (https://metafraseis.services.gov.gr/ ).

Επίσης, οι δικηγόροι έχουν την αρμοδιότητα να προβαίνουν σε μεταφράσεις ξενόγλωσσων εγγράφων. Η μετάφραση που διενεργούν οι δικηγόροι έχει πλήρη ισχύ έναντι οποιασδήποτε Δικαστικής ή άλλης Αρχής, εφόσον συνοδεύεται από επικυρωμένο αντίγραφο του εγγράφου που μεταφράστηκε και ο δικηγόρος βεβαιώνει ότι έχει επαρκή γνώση της γλώσσας από και προς την οποία μετέφρασε (περίπτωση γ' της παρ. 2 του άρθρου 36 του ν. 4194/2013 - Α' 208).

Περαιτέρω, οι πτυχιούχοι του Τμήματος Ξένων Γλωσσών, Μετάφρασης και Διερμηνείας του Ιονίου Πανεπιστημίου έχουν, κατ’ εφαρμογή του π.δ. 169/2002 (Α’ 156), τη δυνατότητα εκπόνησης επίσημων μεταφράσεων.

Τέλος, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 11 του ν. 2690/1999 (Α΄ 45 – Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας), τα δικαιολογητικά που προσκομίζονται στο πλαίσιο διοικητικών διαδικασιών γίνονται δεκτά από τις υπηρεσίες είτε:

• σε πρωτότυπο,
• σε ηλεκτρονική μορφή με ψηφιακή υπογραφή (σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 910/2014 – eIDAS, ο οποίος εφαρμόζεται και στην Ελλάδα), ή
• σε ευκρινή φωτοαντίγραφα επικυρωμένα από δικηγόρο (άρθρο 36 ν. 4194/2013, Κώδικας Δικηγόρων).

Σφραγίδα της Χάγης (Apostille)

Η Σφραγίδα της Χάγης (Apostille) προβλέπεται από τη Σύμβαση της Χάγης της 5.10.1961, η οποία κυρώθηκε με τον ν. 1497/1984 (Α΄ 188). Σύμφωνα με το άρθρο 1 της Σύμβασης, η Apostille εφαρμόζεται σε δημόσια έγγραφα που εκδίδονται σε ένα Συμβαλλόμενο Κράτος και πρόκειται να χρησιμοποιηθούν σε άλλο Συμβαλλόμενο Κράτος.

Η επισημείωση αυτή βεβαιώνει αποκλειστικά τη γνησιότητα της υπογραφής, την ιδιότητα του υπογράφοντος και, εφόσον απαιτείται, την αυθεντικότητα της σφραγίδας/εμβλήματος του εγγράφου. Δεν πιστοποιεί το περιεχόμενο του εγγράφου.
Σύμφωνα με το άρθρο 2 της Σύμβασης, η Apostille αντικαθιστά την υποχρέωση κάθε άλλης θεώρησης ή επικύρωσης (π.χ. προξενικής).

Δεν απαιτείται Apostille για:

• δημόσια έγγραφα εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης που εμπίπτουν στον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/1191,
• έγγραφα χωρών με τις οποίες η Ελλάδα έχει συνάψει διμερείς ή πολυμερείς συμφωνίες απαλλαγής από τη θεώρηση (βλ. άρθρο 28 ν. 4305/2014 και σχετικές εγκυκλίους ΥΠΕΣ).

Επικαιροποιημένος κατάλογος των χωρών που έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση, καθώς και πληροφορίες για τη διαδικασία θεώρησης, είναι διαθέσιμα στις ιστοσελίδες:

• Υπουργείου Εξωτερικών (https://www.mfa.gr/exoteriki-politiki/apodimos-ellinismos/keppa/),
• HCCH (https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41),
• Αποκεντρωμένων Διοικήσεων (π.χ. https://apdattikis.gov.gr/service/grammateas/esoterikis-leitourgias/dioikisis/grammateias-politon/sfragida-tis-chagis/).

Τέλος, υπενθυμίζεται ότι, σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/1191 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (L 200/1/26.7.2016), για σειρά δημοσίων εγγράφων που εκδίδονται από κράτη-μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης, όπως ληξιαρχικές πράξεις, βεβαιώσεις οικογενειακής κατάστασης ή πιστοποιητικά ποινικού μητρώου, έχει καταργηθεί η απαίτηση θεώρησης ή επισημείωσης με σφραγίδα της Χάγης (Apostille), ενώ παράλληλα εισήχθη η χρήση πολύγλωσσων τυποποιημένων εντύπων, με στόχο την απλούστευση της διακίνησης των εγγράφων αυτών μεταξύ των κρατών-μελών.

Υπό το άνω πρίσμα, επισημαίνουμε την υποχρέωσή σας για την απαρέγκλιτη και πιστή εφαρμογή και τήρηση των οριζομένων στις κείμενες επί του θέματος διατάξεις, καθώς και τα διαλαμβανόμενα στις σχετικές εγκύκλιες οδηγίες μας, καθώς σε αντίθετη περίπτωση προκύπτουν καθυστερήσεις εις βάρος της διοικητικής διαδικασίας και των ίδιων των εκπαιδευτικών και μελών ΕΕΠ-ΕΒΠ.

Η παρούσα να κοινοποιηθεί με μέριμνα των Διευθύνσεων Εκπαίδευσης σε όλους τους εκπαιδευτικούς της χώρας προκειμένου να λάβουν γνώση και να συμμορφωθούν πλήρως προς τα διαλαμβανόμενα, δεδομένου ότι η τήρηση των οριζομένων αποτελεί υποχρέωση εκ του νόμου και ουσιώδη προϋπόθεση για την ομαλή και απρόσκοπτη εξέλιξη των διοικητικών διαδικασιών.

ΜΕ ΕΝΤΟΛΗ ΥΠΟΥΡΓΟΥ
Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ
ΙΩΑΝΝΗΣ ΠΑΠΑΔΟΜΑΡΚΑΚΗΣ

ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/12713/27-12-2011

ΘΕΜΑ: «Επικύρωση αντιγράφων ξενόγλωσσων εγγράφων που έχουν εκδοθεί από ημεδαπή διοικητική αρχή».

Θέτουμε υπόψη σας τα ακόλουθα για το αντικείμενο του θέματος:

Με αφορμή το αριθ. πρωτ. 883/22-6-2011 έγγραφο του Διεθνούς Πανεπιστημίου της Ελλάδος (Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου), στο οποίο τίθεται υπόψη της Υπηρεσίας μας η άρνηση ορισμένων διοικητικών αρχών και ΚΕΠ να επικυρώσουν αντίγραφα των εγγράφων που εκδίδει (π.χ. πτυχία, αναλυτικές βαθμολογίες κλπ.), με την αιτιολογία ότι τούτα συντάσσονται στην αγγλική γλώσσα και προκειμένου να αρθούν οι όποιες αμφισβητήσεις και να εφαρμόζονται οι διατάξεις κατά ενιαίο και ομοιόμορφο τρόπο από όλη τη Διοίκηση, διευκρινίζονται τα ακόλουθα:

Η επικύρωση αντιγράφων εγγράφων προβλέπεται από παραγράφου 2 του άρθρου 11 του Ν.2690/99, (ΦΕΚ 45/Α/9-3-1999) όπως τροποποιήθηκαν με αυτές της παραγράφου 5 του άρθρου 16 του Ν.3345/2005 (ΦΕΚ138/Α/16-6-2005).

Ειδικότερα:

Κάθε πολίτης μπορεί να ζητήσει, από οποιαδήποτε Διοικητική Αρχή (δημόσιες υπηρεσίες, ΟΤΑ α' και β' βαθμού, Ν.Π.Δ.Δ.) ή τα ΚΕΠ την επικύρωση αντιγράφου εγγράφου, το οποίο έχει εκδοθεί από Ελληνική Διοικητική Αρχή, από το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο (άρθρο 16, παρ.5 του ν. 3345/2005).

Συναφώς, υπενθυμίζεται ότι, σε εφαρμογή των ίδιων ως άνω διατάξεων, απλά αντίγραφα των εκδοθέντων από τις ημεδαπές διοικητικές αρχές εγγράφων μπορούν να υποβληθούν στη Διοίκηση συνοδευόμενα από την κατά την παρ.5 του άρθρου 3 του ίδιου Κώδικα υπεύθυνη δήλωση, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχειών. Τα απλά αυτά αντίγραφα γίνονται, επίσης, υποχρεωτικώς αποδεκτά από τη Διοίκηση, όπως τα πρωτότυπα.

Επίσης, με τις ίδιες ως άνω διατάξεις καθιερώθηκε το δικαίωμα των πολιτών, να ζητήσουν από όλες τις Διοικητικές Αρχές και τα ΚΕΠ, την επικύρωση αντιγράφων ιδιωτικών εγγράφων και εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές, από ακριβή αντίγραφα αυτών, εφόσον έχουν επικυρωθεί, προηγουμένως, από δικηγόρο. Αντίγραφο του ήδη επικυρωμένου από δικηγόρο ακριβούς αντιγράφου, επικυρώνει οποιαδήποτε Διοικητική Αρχή όσες φορές απαιτείται.

Ο λόγος για τον οποίο οι Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π. επικυρώνουν αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων και εγγράφων αλλοδαπών αρχών, μόνο από το ακριβές αντίγραφο του δικηγόρου, οφείλεται στο γεγονός ότι ο ισχύων Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας (ν. 2690/99), δεν τους παρέχει τη δυνατότητα να επικυρώνουν αντίγραφα των ιδιωτικών εγγράφων ή των εγγράφων αλλοδαπών αρχών, από το πρωτότυπο τους, σε αντίθεση με τον «Κώδικα περί Δικηγόρων».

Από τα προεκτεθέντα, είναι λοιπόν προφανές ότι κατά τη διαδικασία της επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων δεν αποτελεί κριτήριο η γλώσσα σύνταξής τους, αλλά ο εκδότης των εγγράφων αυτών, δηλαδή αν έχουν εκδοθεί από ημεδαπή διοικητική αρχή ή αλλοδαπή αρχή ή ιδιωτικό φορέα, καθόσον ο «Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας»- ν. 2690/99, όπως ισχύει ρυθμίζει το θέμα της επικύρωσης των αντιγράφων εγγράφων χωρίς να διακρίνει μεταξύ εγγράφων συντεταγμένων σε ελληνική και ξένη γλώσσα.

Κατά συνέπεια, τα έγγραφα που εκδίδουν οι ημεδαπές διοικητικές αρχές (όπως, εν προκειμένω το Διεθνές Πανεπιστήμιο της Ελλάδος) επικυρώνονται υποχρεωτικά από τη Διοίκηση από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο, ανεξαρτήτως της γλώσσας στην οποία συντάσσονται τα έγγραφα αυτά.

Οι Διευθύνσεις Διοικητικού των Υπουργείων, καθώς και οι Διευθύνσεις Διοίκησης των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων της Χώρας, παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την παρούσα εγκύκλιο στους φορείς του δημοσίου τομέα που εποπτεύουν, συμπεριλαμβανομένων και των Ο.Τ.Α α' και β' βαθμού της χωρικής τους αρμοδιότητας.

Τέλος, επισημαίνεται η υποχρέωση των Διοικητικών Αρχών και των ΚΕΠ της Χώρας για την πιστή εφαρμογή της εν λόγω εγκυκλίου, δεδομένου ότι κοινός στόχος όλων των δημοσίων υπηρεσιών είναι η καλύτερη και αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση των πολιτών και η εμπέδωση της εμπιστοσύνης τους στη δράση της Δημόσιας Διοίκησης.

Η εγκύκλιος έχει καταχωρηθεί στο δικτυακό τόπο της Υπηρεσίας μας - www.ydmed.gr- στη διαδρομή: Διοικητική Μεταρρύθμιση / Σχέσεις Κράτους-Πολίτη.

Η Διεύθυνση Σχέσεων Κράτους - Πολίτη του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης παραμένει στη διάθεσή σας για κάθε περαιτέρω διευκρίνιση και συνεργασία.

Ο ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ
ΠΑΝΤΕΛΗΣ ΤΖΩΡΤΖΑΚΗΣ