Πρωτοκόλληση - Αρχειοθέτηση Εγγράφων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (email)

ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΠΟΥ ΔΙΑΚΙΝΟΥΝΤΑΙ ΜΕ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟ - EMAIL

Αρ.Πρωτ.8249/Α1/10-04-2001/ΔΙΑΔΠ

ΘΕΜΑ
Καταχώρηση (πρωτοκόλληση), αρχειοθέτηση κ.λ.π. εγγράφων μηνυμάτων που διακινούνται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

1. Με τη διάταξη της παρ.1 του άρθρου 14 του ν.2672/1998 (ΦΕΚ 290 Α΄), καθιερώθηκε η διακίνηση εγγράφων με ηλεκτρονικά μέσα και συγκεκριμένα με τηλεομοιοτυπία (Fax) και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail).

Επανειλημμένα, εκτός των άλλων και με εγκυκλίους μας, έχουμε προσπαθήσει να δώσουμε τις απαραίτητες διευκρινίσεις για την εφαρμογή των διατάξεων του πιο πάνω άρθρου να ενθαρρύνουμε την διακίνηση των εγγράφων με ηλεκτρονικά μέσα και γενικότερα να διαμορφώσουμε τις προϋποθέσεις για την Ηλεκτρονική Διοίκηση (σχετικές οι εγκύκλιοί μας ΔΙΑΔΠ/Α1/2523/4-2-1999 και ΔΙΑΔΠ/3753/19-2-2001).

Σημειώνεται ότι η διακίνηση εγγράφων με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τείνει να αυξάνεται συνεχώς, η τάση δε αυτή θα ενισχυθεί με την έκδοση του Π.Δ/τος για τις ηλεκτρονικές υπογραφές που βρίσκεται για επεξεργασία στο ΣτΕ.

2. Επειδή έχουμε διαπιστώσει ότι αρκετές δημόσιες υπηρεσίες δεν καταχωρούν στο πρωτόκολλο, ηλεκτρονικό ή μη, ούτε αρχειοθετούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχονται σ΄ αυτές, με αποτέλεσμα να μην υπάρχει αξιοπιστία στην επικοινωνία τόσο μεταξύ δημοσίων υπηρεσιών ν.π.δ.δ. και ο.τ.α., όσο και μεταξύ αυτών και των πολιτών, κρίνουμε απαραίτητο να επισημάνουμε ότι η πρακτική αυτή δεν θα πρέπει να συνεχιστεί.

3. Σημειώνεται ότι η μη καταχώρηση εγγράφων μηνυμάτων που περιέρχονται σε μια δημόσια υπηρεσία, είναι αντίθετη και με τις ισχύουσες διατάξεις. Συγκεκριμένα έρχεται σε αντίθεση με τα οριζόμενα στο άρθρο 12 του ν.2690/1999 «Κύρωση Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις (ΦΕΚ 45 Α) που ορίζει ότι κάθε έγγραφο που περιέρχεται στην υπηρεσία με οποιονδήποτε τρόπο, καταχωρίζεται αυθημερόν στο βιβλίο εισερχομένων, κατ΄ αύξοντα αριθμό, με χαρακτηρισμό και μνεία του θέματος στο οποίο αναφέρεται και του αριθμού των στοιχείων που το συνοδεύουν. Στο βιβλίο αναγράφονται επίσης το όργανο προς το οποίο το έγγραφο απευθύνεται, καθώς και η ημερομηνία εισόδου του.

Εξάλλου στην εγκύκλιο ΔΙΣΚΠΟ/Φ.19/12241/9-6-1999 για την εφαρμογή του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, όσον αφορά ειδικότερα το άρθρο 12, έχει διευκρινιστεί ότι εάν το έγγραφο αποστέλλεται με τηλεομοιότυπο (Fax) ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail), πρωτοκολλάται με την ημερομηνία που έφθασε στην υπηρεσία. Εάν αποσταλεί μετά το πέρας του ωραρίου της υπηρεσίας, θεωρείται ότι έφθασε σ΄ αυτή την επόμενη μέρα. Στις περιπτώσεις αποκλειστικών προθεσμιών (διαδικασίες προσλήψεων, προμηθειών κ.λ.π.) οφείλει η υπηρεσία να γνωστοποιεί με την αντίστοιχη προκήρυξη, την ημερομηνία και ώρα λήξης της προθεσμίας υποβολής των αιτήσεων.

4. Εν όψει των πιο πάνω τα μηνύματα που περιέρχονται στις δημόσιες υπηρεσίες, στα ν.π.δ.δ. και στους ο.τ.α. μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να λαμβάνουν αριθμό πρωτοκόλλου, να εκτυπώνονται (εφόσον δεν είναι δυνατή η προώθηση τους σε ηλεκτρονική μορφή) και να χρεώνονται στην αρμόδια υπηρεσιακή μονάδα όπως ένα κλασσικό εισερχόμενο έγγραφο ή τηλεομοιότυπο, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 12 του ν.2690/1990 (βλ. σχετικά πιο πάνω). Για να είναι όσο το δυνατόν απλούστερη η πιο πάνω διαδικασία και για να αποφεύγονται λάθη και καθυστερήσεις, πρέπει να τηρούνται όσα αναφέρονται στις παραγράφους 15 και 16 του άρθρου 14 τουν.2672/98.

Συγκεκριμένα στην παρ. 15 ορίζεται ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ των υπηρεσιών, πρέπει να περιέχουν, τουλάχιστον, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστολέα και λήπτη, τον πλήρη τίτλο της αποστέλλουσας υπηρεσίας, τα στοιχεία προσδιορισμού της ταυτότητας του αποστελλόμενου μηνύματος, το ονοματεπώνυμο, την ιδιότητα και τον αριθμό τηλεφώνου του χειριστή. Στην περίπτωση που στο μήνυμα προσαρτώνται αρχεία δεδομένων, αναγράφεται ο χαρακτήρας και τα στοιχεία προσδιορισμού της ταυτότητας των δεδομένων αυτών.

Στην δε παρ. 16 ορίζεται ότι τα μηνύματα που αποστέλλονται από ιδιώτες, φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή ενώσεις προσώπων πρέπει να περιέχουν το ονοματεπώνυμο ή την επωνυμία, τη Διεύθυνση κατοικίας ή της έδρας, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον αριθμό τηλεφώνου του φυσικού ή νομικού προσώπου πι αποστέλλει το μήνυμα. Αν στο μήνυμα προσαρτώνται αρχεία δεδομένων, αναγράφεται ο χαρακτήρας και τα στοιχεία προσδιορισμού της ταυτότητας των δεδομένων αυτών. Οι δημόσιες υπηρεσίες πρέπει να ενημερώνουν τους πολίτες για τις πιο πάνω προϋποθέσεις διακίνησης εγγράφων με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Στην περίπτωση που δεν περιέχονται σε κάποιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στοιχεία από τα πιο πάνω οριζόμενα, η υπηρεσία να αναζητά από τον αποστολέα και στη συνέχεια καταχωρίζει κανονικά το μήνυμα.

5. Σημειώνεται ότι σύμφωνα με την εγκύκλιο ΔΙΑΔΠ/3753/19-2-2001 για την Ηλεκτρονική Διοίκηση μέχρι 3-9-2001 όλα τα Υπουργεία και οι Γεν. Γραμματείες, όλες οι Περιφέρειες και όλες οι Νομαρχιακές Αυτοδιοικήσεις και οι Δήμοι θα πρέπει να αντικαταστήσουν το χειρόγραφο σύστημα πρωτοκόλλου με ηλεκτρονικό.

6. Η υποχρέωση των υπηρεσιών να πρωτοκολλούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ισχύει, είτε έχουν εγκαταστήσει το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο είτε όχι.
  Κατά την καταχώριση των εισερχόμενων εγγράφων στο πρωτόκολλο (ηλεκτρονικό ή μη) θα πρέπει να γίνεται ειδική μνεία για το μέσο με το οποίο αυτά διακινήθηκαν (ταχυδρομείο, τηλεομοιοτυπία, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο) ώστε να είναι εύκολη η εξαγωγή των στατιστικών στοιχείων που έχουν ζητηθεί με την από 19-2-2001 ΔΙΑΔΠ/3753 εγκύκλιό μας.

7. Όσον αφορά την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση γίνεται κατά κανόνα αυτόματα από το πρόγραμμα το οποίο χρησιμοποιείται για την αποστολή και λήψη ηλεκτρονικών μηνυμάτων (e-mail). Τα ηλεκτρονικά μηνύματα μπορούν κατά περίπτωση και κατά την κρίση της οικείας υπηρεσίας να εκτυπώνονται και να αρχειοθετούνται και ως κλασσικά έγγραφα. Σε κάθε περίπτωση πάντως, σε τακτά διαστήματα και αναλόγως των δυνατοτήτων αποθήκευσης των συστημάτων ηλεκτρονικών υπολογιστών, στους οποίους φυλάσσονται τα ηλεκτρονικά μηνύματα, θα πρέπει με μέριμνα της υπηρεσίας να δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας στο προσφορότερο μαγνητικό μέσο.

Οι υπηρεσίες παρακαλούνται να ενημερώσουν τα νπδδ που εποπτεύουν και οι Περιφέρειες τους Δήμους και τις Κοινότητες της αρμοδιότητάς τους. Για τυχόν διευκρινίσεις η υπηρεσία μας είναι στη διάθεσή σας.