ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ ΑΝΑΡΤΗΣΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΕΩΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΦΟΡΕΩΝ

ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ ΑΝΑΡΤΗΣΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΕΩΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ ΣΤΙΣ ΙΣΤΟΣΕΛΙΔΕΣ ΦΟΡΕΩΝ ΤΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ

Αρ.Πρωτ.21205/31 Οκτωβρίου 2011
ΑΔΑ: 45ΒΔΧ-89Χ

ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ
& ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Δ/ΚΗΣ ΟΡΓΑΝ/ΣΗΣ ΚΑΙ
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ
ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ
Αθήνα, 31 Οκτωβρίου 2011
FAX: 210-3393175
Πληροφορίες: Μ. Σαράκη
Τηλέφωνο: 2131313155
E–mail: ma.saraki(ΑΤ)ydmed.gov.gr

ΘΕΜΑ: «Υποχρεωτική ανάρτηση διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις ιστοσελίδες των φορέων του ημοσίου Τομέα»

Η διακίνηση των εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιών του Δημοσίου, των  Ν.Π.Δ.Δ και των Ο.Τ.Α., καθώς και μεταξύ αυτών και των φυσικών προσώπων, νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου και ενώσεων προσώπων με ηλεκτρονικά μέσα (τηλεομοιοτυπία και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο) θεσμοθετήθηκε από 1/03/1999.

Αν και στις μέρες μας το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χρησιμοποιείται ευρύτατα πλέον στην επικοινωνία μεταξύ των πολιτών/Ν.Π.Ι.Δ., η υπηρεσία μας γίνεται δέκτης παραπόνων από πολίτες και Ν.Π.Ι.Δ., σχετικά με τη δυσκολία τους να εντοπίσουν εύκολα και γρήγορα τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των δημοσίων υπηρεσιών με τις οποίες επιθυμούν να επικοινωνήσουν ηλεκτρονικά. Έτσι, ενώ στους δικτυακούς τόπους πολλών δημοσίων υπηρεσιών υπάρχουν στοιχεία επικοινωνίας, όπως ταχυδρομικές διευθύνσεις, αριθμοί τηλεφώνου και αριθμοί FAX, δεν υπάρχουν αντίστοιχα οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των υπαλλήλων ή, έστω, των υπηρεσιών και φορέων του Δημοσίου στους οποίους οι υπάλληλοι υπηρετούν ώστε ο πολίτης να μπορεί να απευθυνθεί σ’ αυτούς μέσω
ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Με το άρθρο 5, παρ. 1 του Νόμου 3979/2011 (ΦΕΚ138 Α΄-16/06/2011) «Για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση και Άλλες Διατάξεις» καθιερώνεται η υποχρεωτική δημιουργία δικτυακού τόπου σε κάθε φορέα του δημοσίου, οι λεπτομέρειες της οποίας θα καθοριστούν μέσα στο προσεχές διάστημα με Υπουργική Απόφαση του Υπουργού Δοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης. Στην παρ. 2 του ίδιου άρθρου ορίζεται ότι ο δικτυακός αυτός τόπος «οφείλει να παρέχει με κάθε πρόσφορο τρόπο τη δυνατότητα επικοινωνίας των φυσικών προσώπων και των Ν.Π.Ι.. με τον φορέα του δημοσίου τομέα, ιδίως με τη διάθεση της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη διαμόρφωση ειδικού χώρου για τη διατύπωση των ερωτημάτων κάθε ενδιαφερομένου.

Με βάση την παραπάνω διάταξη, καθώς και τις αυξανόμενες καταγγελίες των πολιτών/Ν.Π.Ι.Δ., καλούνται όλοι οι φορείς του δημοσίου τομέα οι οποίοι διαθέτουν διαδικτυακό τόπο να αναρτήσουν άμεσα και σε εμφανές σημείο τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αντιστοιχούν στους υπαλλήλους τους ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ιευθύνσεων/Τμημάτων τους ή εν ελλείψει αυτών τις διευθύνσεις του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Γραμματείας/ Πρωτοκόλλου, προκειμένου να διευκολυνθεί η ηλεκτρονική επικοινωνία της Δημόσιας Διοίκησης με τους πολίτες και τα Ν.Π.Ι.Δ. καθώς και με τις υπόλοιπες δημόσιες υπηρεσίες. Οι ηλεκτρονικές αυτές διευθύνσεις πρέπει να είναι οι υπηρεσιακές διευθύνσεις του κάθε φορέα (δηλαδή οι διευθύνσεις τις οποίες χορηγεί και διαχειρίζεται η υπηρεσία μηχανοργάνωσης του φορέα). Στην περίπτωση που δεν έχει ήδη δημιουργηθεί υπηρεσιακός λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φορείς που διαθέτουν διαδικτυακό τόπο, πρέπει οι εν λόγω φορείς να φροντίσουν για την άμεση δημιουργία του.

Η επικοινωνία με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, η οποία αφορά σε παροχή πληροφόρησης, σε διατύπωση ερωτημάτων από τους πολίτες και τις υπηρεσίες και σε απαντήσεις των υπηρεσιών στα ερωτήματα αυτά, έχει το πλεονέκτημα της αμεσότητας και ταχύτητας που παρέχει και η τηλεφωνική επικοινωνία, επιτρέποντας παράλληλα α) στις υπηρεσίες να παρέχουν πιο οργανωμένες και ολοκληρωμένες πληροφορίες στους πολίτες και τα Ν.Π.Ι.Δ. και β) στους πολίτες και τα Ν.Π.Ι.Δ. να λαμβάνουν πληροφορίες τις οποίες μπορούν να αποθηκεύσουν, ώστε να μπορούν να ανατρέχουν σε αυτές όποτε αυτό χρειασθεί.

Τα Υπουργεία παρακαλούνται να κοινοποιήσουν την παρούσα εγκύκλιο στους φορείς που εποπτεύουν και οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις αντίστοιχα στους Δήμους και τις Περιφέρειες της αρμοδιότητάς τους.

Παρακαλούμε για τις άμεσες ενέργειές σας και παραμένουμε στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε περαιτέρω πληροφορία.

Η ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ

ΕΥΣΤΑΘΙΑ ΜΠΕΡΓΕΛΕ